Gewerbeanmeldung, Freiberufler, Finanzamt – alle Schritte, Dokumente, Fristen und Behörden auf einen Blick.
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Arbeit und Bildung in Deutschland sind mit konkreten behördlichen Schritten verbunden. Für Gewerbe & Selbstständigkeit – Gewerbeanmeldung, Freiberufler, Finanzamt – führt diese Seite mit 5 Checklisten mit insgesamt 46 Schritten Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Alle benötigten Unterlagen, zuständigen Behörden und wichtigen Fristen finden Sie direkt im jeweiligen Schritt.
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📋 Gewerbe anmelden
Kleingewerbe (kein Handelsregister)Vollgewerbe mit HandelsregistereintragNebengewerbe (neben Hauptberuf)Handwerk mit Meisterpflicht
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Geschäftsidee konkretisieren und Businessplan erstellen
Erstellen Sie einen
Businessplan, um Ihre Geschäftsidee zu strukturieren. Klären Sie: Was bieten Sie an? Wer sind Ihre Kunden? Wie verdienen Sie Geld? Welches Startkapital brauchen Sie? Welche Rechtsform passt? Der Businessplan ist wichtig für
Finanzierungen (Bank, KfW). Nutzen Sie kostenlose Vorlagen von IHK oder Gründerplattform.
Businessplan, um Ihre Geschäftsidee zu strukturieren. Klären Sie: Was bieten Sie an? Wer sind Ihre Kunden? Wie verdienen Sie Geld? Welches Startkapital brauchen Sie? Welche Rechtsform passt? Der Businessplan ist wichtig für
Finanzierungen (Bank, KfW). Nutzen Sie kostenlose Vorlagen von IHK oder Gründerplattform.
Benötigte Unterlagen
Businessplan
Strukturierte Darstellung Ihrer Geschäftsidee mit Finanzplan und Marktanalyse.
Wo bekommen: Selbst erstellen mit Vorlagen von IHK, Gründerplattform oder HWK (kostenlos online verfügbar).
Inhalt: Geschäftsmodell, Zielgruppe, Preiskalkulation, Startkapital, Rechtsform.
Kosten: Kostenlos (eigene Erstellung).
Praxistipp: Besuchen Sie kostenlose Gründerseminare bei IHK oder Volkshochschule - dort erhalten Sie wertvolle Tipps und können Netzwerke knüpfen.
Wo bekommen: Selbst erstellen mit Vorlagen von IHK, Gründerplattform oder HWK (kostenlos online verfügbar).
Inhalt: Geschäftsmodell, Zielgruppe, Preiskalkulation, Startkapital, Rechtsform.
Kosten: Kostenlos (eigene Erstellung).
Praxistipp: Besuchen Sie kostenlose Gründerseminare bei IHK oder Volkshochschule - dort erhalten Sie wertvolle Tipps und können Netzwerke knüpfen.
Zuständig: Sie selbst
2
Prüfen, ob Gewerbe erlaubnispflichtig ist oder Nachweise erforderlich sind
Prüfen Sie, ob Ihr Gewerbe
besondere Erlaubnisse oder Qualifikationen erfordert. Erlaubnispflichtig sind z.B.
Gastronomie (Gaststättenerlaubnis, IHK-Unterrichtung),
Handwerk (Meisterbrief für 53 zulassungspflichtige Handwerke),
Makler/Versicherungsvermittler (IHK-Sachkundeprüfung),
Personenbeförderung (P-Schein). Klären Sie dies VOR der Gewerbeanmeldung - manche Nachweise müssen bereits vorliegen!
besondere Erlaubnisse oder Qualifikationen erfordert. Erlaubnispflichtig sind z.B.
Gastronomie (Gaststättenerlaubnis, IHK-Unterrichtung),
Handwerk (Meisterbrief für 53 zulassungspflichtige Handwerke),
Makler/Versicherungsvermittler (IHK-Sachkundeprüfung),
Personenbeförderung (P-Schein). Klären Sie dies VOR der Gewerbeanmeldung - manche Nachweise müssen bereits vorliegen!
Optionale Unterlagen
Meisterbrief
Nur für zulassungspflichtige Handwerke (53 Berufe wie Elektriker, Friseur, KFZ-Mechaniker). Nachweis der Meisterprüfung.
Wo bekommen: Nach erfolgreich abgeschlossener Meisterprüfung bei der Handwerkskammer.
Kosten: Meisterkurse 4.000-8.000 EUR (variiert regional).
Alternative: Altgesellenregelung nach 6 Jahren Berufserfahrung.
Praxistipp: Ohne Meisterbrief können Sie in diesen Handwerken nicht selbstständig arbeiten - Eintragung in Handwerksrolle erforderlich.
Wo bekommen: Nach erfolgreich abgeschlossener Meisterprüfung bei der Handwerkskammer.
Kosten: Meisterkurse 4.000-8.000 EUR (variiert regional).
Alternative: Altgesellenregelung nach 6 Jahren Berufserfahrung.
Praxistipp: Ohne Meisterbrief können Sie in diesen Handwerken nicht selbstständig arbeiten - Eintragung in Handwerksrolle erforderlich.
IHK-Unterrichtung Gastronomie
Nur für Gastronomie mit Alkoholausschank. Schulung über Lebensmittel- und Hygienerecht.
Wo bekommen: Bei der IHK nach 3-4-stündigem Unterricht.
Kosten: 50-80 EUR.
Dauer: 3-4 Stunden, meist an einem Nachmittag.
Zusätzlich nötig: Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Gaststättenerlaubnis.
Praxistipp: Melden Sie sich frühzeitig an - Termine sind oft 4-6 Wochen im Voraus ausgebucht.
Wo bekommen: Bei der IHK nach 3-4-stündigem Unterricht.
Kosten: 50-80 EUR.
Dauer: 3-4 Stunden, meist an einem Nachmittag.
Zusätzlich nötig: Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Gaststättenerlaubnis.
Praxistipp: Melden Sie sich frühzeitig an - Termine sind oft 4-6 Wochen im Voraus ausgebucht.
IHK-Sachkundeprüfung
Nur für bestimmte Gewerbe (Immobilienmakler §34c, Versicherungsvermittler §34d, Bewachungsgewerbe §34a). Prüfung über Fachkenntnisse.
Wo bekommen: Bei der IHK nach bestandener Prüfung.
Kosten: 100-300 EUR (variiert je nach IHK).
Vorbereitung: IHK-Kurse oder Selbststudium.
Dauer: 1-2 Monate Vorbereitung.
Praxistipp: Fragen Sie beim Gewerbeamt telefonisch nach, welche Nachweise für Ihr spezifisches Gewerbe erforderlich sind.
Wo bekommen: Bei der IHK nach bestandener Prüfung.
Kosten: 100-300 EUR (variiert je nach IHK).
Vorbereitung: IHK-Kurse oder Selbststudium.
Dauer: 1-2 Monate Vorbereitung.
Praxistipp: Fragen Sie beim Gewerbeamt telefonisch nach, welche Nachweise für Ihr spezifisches Gewerbe erforderlich sind.
Führungszeugnis
Nur für bestimmte Gewerbe (Gastronomie, Personenbeförderung, Bewachung). Nachweis über strafrechtliche Vergangenheit.
Wo bekommen: Online beim Bundesamt für Justiz (bundesjustizamt.de) oder beim Bürgeramt.
Kosten: 13 EUR.
Dauer: 1-2 Wochen.
Gültig: Nicht älter als 3 Monate bei Vorlage.
Praxistipp: Beantragen Sie das erweiterte Führungszeugnis zur Vorlage bei Behörde (Belegart 'OE').
Wo bekommen: Online beim Bundesamt für Justiz (bundesjustizamt.de) oder beim Bürgeramt.
Kosten: 13 EUR.
Dauer: 1-2 Wochen.
Gültig: Nicht älter als 3 Monate bei Vorlage.
Praxistipp: Beantragen Sie das erweiterte Führungszeugnis zur Vorlage bei Behörde (Belegart 'OE').
Gesundheitszeugnis
Nur für Gastronomie und Lebensmittelgewerbe. Belehrung nach Infektionsschutzgesetz.
Wo bekommen: Beim Gesundheitsamt.
Kosten: 20-30 EUR.
Dauer: Ca. 1 Stunde Belehrung, Zertifikat sofort.
Gültig: Unbegrenzt (einmalig).
Praxistipp: Termin beim Gesundheitsamt vereinbaren - oft sind Termine schnell verfügbar.
Wo bekommen: Beim Gesundheitsamt.
Kosten: 20-30 EUR.
Dauer: Ca. 1 Stunde Belehrung, Zertifikat sofort.
Gültig: Unbegrenzt (einmalig).
Praxistipp: Termin beim Gesundheitsamt vereinbaren - oft sind Termine schnell verfügbar.
Erlaubnis nach §34c GewO
Nur für Immobilienmakler, Versicherungsvermittler, Finanzanlagenvermittler. Erlaubnis nach §34c GewO.
Wo bekommen: IHK nach Sachkundeprüfung und Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung.
Kosten: Sachkundeprüfung 200-300 EUR, Erlaubnis 200-500 EUR.
Dauer: Prüfung 1-2 Monate Vorbereitung, Erlaubnis 2-4 Wochen nach Antragstellung.
Voraussetzungen: Sachkundeprüfung bestanden, Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen, polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge.
Praxistipp: Nur bei bestimmten Gewerben erforderlich - klären Sie vorher beim Gewerbeamt, ob Ihr Gewerbe erlaubnispflichtig ist!
Wo bekommen: IHK nach Sachkundeprüfung und Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung.
Kosten: Sachkundeprüfung 200-300 EUR, Erlaubnis 200-500 EUR.
Dauer: Prüfung 1-2 Monate Vorbereitung, Erlaubnis 2-4 Wochen nach Antragstellung.
Voraussetzungen: Sachkundeprüfung bestanden, Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen, polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge.
Praxistipp: Nur bei bestimmten Gewerben erforderlich - klären Sie vorher beim Gewerbeamt, ob Ihr Gewerbe erlaubnispflichtig ist!
🔍 Länder-Hinweis: Einige erlaubnispflichtige Gewerbe haben regional unterschiedliche Anforderungen. Gaststättenerlaubnis: In Bayern und Baden-Württemberg oft strengere Auflagen (z.B. Spielhallen-Abstand). Handwerk: 53 zulassungspflichtige Handwerke bundesweit einheitlich, aber Kosten für Meisterkurse variieren (Bayern 5.000-8.000 EUR, Berlin/NRW 4.000-6.000 EUR). IHK-Sachkundeprüfungen: Kosten variieren je nach IHK (100-300 EUR).
Zuständig: Sie selbst / IHK / HWK
3
Geschäftskonto eröffnen
Eröffnen Sie ein separates
Geschäftskonto (nicht Pflicht außer bei GmbH/UG, aber dringend empfohlen). Es trennt private und geschäftliche Finanzen und erleichtert die
Buchhaltung erheblich. Kostenlose Konten: N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (0 EUR/Monat). Klassische Banken 10-30 EUR/Monat. Vergleichen Sie Konditionen online.
Geschäftskonto (nicht Pflicht außer bei GmbH/UG, aber dringend empfohlen). Es trennt private und geschäftliche Finanzen und erleichtert die
Buchhaltung erheblich. Kostenlose Konten: N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (0 EUR/Monat). Klassische Banken 10-30 EUR/Monat. Vergleichen Sie Konditionen online.
Benötigte Unterlagen
Geschäftskonto
Separates Bankkonto für geschäftliche Transaktionen mit eigener IBAN.
Wo bekommen: Bei jeder Bank (online oder Filiale) - z.B. N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (digital), Sparkasse, Volksbank (klassisch).
Kosten: 0-30 EUR/Monat (digitale Banken oft kostenlos).
Dokumente: Personalausweis, nach Eröffnung evtl. Gewerbeanmeldung.
Dauer: Online 10-15 Minuten, Freischaltung 1-3 Tage.
Praxistipp: Nutzen Sie digitale Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung (Kontist, Holvi) - die erleichtern die Steuererklärung enorm!
Wo bekommen: Bei jeder Bank (online oder Filiale) - z.B. N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (digital), Sparkasse, Volksbank (klassisch).
Kosten: 0-30 EUR/Monat (digitale Banken oft kostenlos).
Dokumente: Personalausweis, nach Eröffnung evtl. Gewerbeanmeldung.
Dauer: Online 10-15 Minuten, Freischaltung 1-3 Tage.
Praxistipp: Nutzen Sie digitale Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung (Kontist, Holvi) - die erleichtern die Steuererklärung enorm!
Zuständig: Bank (online oder Filiale)
4
Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt durchführen
Melden Sie Ihr Gewerbe offiziell beim
Gewerbeamt an (Wohnort oder Betriebssitz). Persönlich vor Ort oder online (nur in manchen Städten). Füllen Sie
Formular GewA1 aus, legen Sie Unterlagen vor und zahlen Sie die Gebühr (20-70 EUR). Sie erhalten sofort eine
Gewerbeanmeldung (Gewerbeschein). Das Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, IHK/HWK und Berufsgenossenschaft.
Gewerbeamt an (Wohnort oder Betriebssitz). Persönlich vor Ort oder online (nur in manchen Städten). Füllen Sie
Formular GewA1 aus, legen Sie Unterlagen vor und zahlen Sie die Gebühr (20-70 EUR). Sie erhalten sofort eine
Gewerbeanmeldung (Gewerbeschein). Das Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, IHK/HWK und Berufsgenossenschaft.
Benötigte Unterlagen
Personalausweis
Gültiger Personalausweis.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Für Gewerbeamt zwingend!
Praxistipp: Bei Ausländern: Aufenthaltstitel mitbringen.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Für Gewerbeamt zwingend!
Praxistipp: Bei Ausländern: Aufenthaltstitel mitbringen.
Gewerbeanmeldung Formular GewA1
Gewerbeanmeldung Formular GewA1.
Wo bekommen: Gewerbeamt oder online zum Download.
Umfang: 1 Seite.
Kosten: Wird direkt beim Amt ausgefüllt (Anmeldegebühr 20-70 EUR je nach Stadt).
Inhalt: Gewerbeart, Betriebsadresse, Tätigkeitsbeschreibung, Beginn der Tätigkeit.
Wichtig: Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit genau, aber nicht zu eng - eine zu enge Beschreibung kann später Probleme machen.
Praxistipp: Bereiten Sie Ihre Gewerbebezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung vor - das beschleunigt die Anmeldung!
Wo bekommen: Gewerbeamt oder online zum Download.
Umfang: 1 Seite.
Kosten: Wird direkt beim Amt ausgefüllt (Anmeldegebühr 20-70 EUR je nach Stadt).
Inhalt: Gewerbeart, Betriebsadresse, Tätigkeitsbeschreibung, Beginn der Tätigkeit.
Wichtig: Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit genau, aber nicht zu eng - eine zu enge Beschreibung kann später Probleme machen.
Praxistipp: Bereiten Sie Ihre Gewerbebezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung vor - das beschleunigt die Anmeldung!
Optionale Unterlagen
Meldebescheinigung
Meldebescheinigung als Wohnsitznachweis.
Wo bekommen: Einwohnermeldeamt.
Kosten: 5-10 EUR.
Gültig: Nicht älter als 3 Monate.
Praxistipp: Wird selten explizit verlangt - Personalausweis mit aktueller Adresse reicht meist aus. Nur bei Unstimmigkeiten nötig.
Wo bekommen: Einwohnermeldeamt.
Kosten: 5-10 EUR.
Gültig: Nicht älter als 3 Monate.
Praxistipp: Wird selten explizit verlangt - Personalausweis mit aktueller Adresse reicht meist aus. Nur bei Unstimmigkeiten nötig.
Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis
Nur für Nicht-EU-Bürger. Nachweis Ihrer Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung für Deutschland.
Wo bekommen: Von der Ausländerbehörde.
Wichtig: Muss selbstständige Tätigkeit erlauben (nicht alle Aufenthaltstitel tun das).
Praxistipp: Klären Sie VOR der Gewerbeanmeldung mit der Ausländerbehörde, ob Ihr Aufenthaltstitel eine selbstständige Tätigkeit erlaubt.
Wo bekommen: Von der Ausländerbehörde.
Wichtig: Muss selbstständige Tätigkeit erlauben (nicht alle Aufenthaltstitel tun das).
Praxistipp: Klären Sie VOR der Gewerbeanmeldung mit der Ausländerbehörde, ob Ihr Aufenthaltstitel eine selbstständige Tätigkeit erlaubt.
🔍 Länder-Hinweis: Kosten der Gewerbeanmeldung variieren regional: Berlin 26 EUR (online 15 EUR), Hamburg 20 EUR, München 20-40 EUR je nach Art, ländliche Gemeinden oft 20-30 EUR. Online-Anmeldung: Nur in manchen Städten verfügbar – Berlin ist bundesweiter Vorreiter mit vollständig digitaler Anmeldung. NRW, München, Dresden bieten ebenfalls Online-Anmeldung. In kleineren Gemeinden meist nur persönlich oder per Post möglich.
Zuständig: Gewerbeamt
5
Eintragung ins Handelsregister (falls erforderlich)
Prüfen Sie, ob Sie sich ins
Handelsregister eintragen müssen.
Pflicht für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), OHG, KG und Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von
800.000 EUR oder einem Jahresgewinn von
80.000 EUR (§ 141 AO, Wachstumschancengesetz, gilt ab 01.01.2024; vorher: 600.000/60.000 EUR). Unterhalb dieser Grenzen dürfen Selbstständige und Gewerbetreibende die einfache
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.
Ablauf: Notar aufsuchen, Unterlagen einreichen, Eintragung beantragen (Kosten 200-800 EUR).
Nachteil: Bilanzierungspflicht (doppelte Buchführung) statt einfacher EÜR.
Handelsregister eintragen müssen.
Pflicht für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), OHG, KG und Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von
800.000 EUR oder einem Jahresgewinn von
80.000 EUR (§ 141 AO, Wachstumschancengesetz, gilt ab 01.01.2024; vorher: 600.000/60.000 EUR). Unterhalb dieser Grenzen dürfen Selbstständige und Gewerbetreibende die einfache
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.
Ablauf: Notar aufsuchen, Unterlagen einreichen, Eintragung beantragen (Kosten 200-800 EUR).
Nachteil: Bilanzierungspflicht (doppelte Buchführung) statt einfacher EÜR.
Optionale Unterlagen
Handelsregisterauszug
Nur für Vollgewerbe mit Handelsregistereintrag. Offizieller Auszug aus dem Handelsregister mit Firmendaten.
Wo bekommen: Nach Eintragung beim Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts (Notar übernimmt Antrag).
Kosten: Einzelunternehmen 200-300 EUR, GmbH/UG 300-800 EUR (inkl. Notarkosten).
Dauer: 2-8 Wochen Bearbeitungszeit.
Vorteile: Firmennamenschutz, höhere Glaubwürdigkeit.
EÜR-Grenzwerte (§ 141 AO): Unterhalb von 800.000 EUR Umsatz UND 80.000 EUR Gewinn (Wachstumschancengesetz, ab 01.01.2024) darf die einfache EÜR genutzt werden – kein Handelsregistereintrag und keine Bilanzierungspflicht.
Praxistipp: Als Kleingewerbetreibender unter diesen Grenzen verzichten Sie in der Regel auf den Handelsregistereintrag - die einfache EÜR ist günstiger und weniger aufwändig!
Wo bekommen: Nach Eintragung beim Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts (Notar übernimmt Antrag).
Kosten: Einzelunternehmen 200-300 EUR, GmbH/UG 300-800 EUR (inkl. Notarkosten).
Dauer: 2-8 Wochen Bearbeitungszeit.
Vorteile: Firmennamenschutz, höhere Glaubwürdigkeit.
EÜR-Grenzwerte (§ 141 AO): Unterhalb von 800.000 EUR Umsatz UND 80.000 EUR Gewinn (Wachstumschancengesetz, ab 01.01.2024) darf die einfache EÜR genutzt werden – kein Handelsregistereintrag und keine Bilanzierungspflicht.
Praxistipp: Als Kleingewerbetreibender unter diesen Grenzen verzichten Sie in der Regel auf den Handelsregistereintrag - die einfache EÜR ist günstiger und weniger aufwändig!
🔍 Länder-Hinweis: Kosten für Handelsregistereintrag variieren leicht regional: Bayern 250-350 EUR für Einzelunternehmen, Berlin/NRW 200-300 EUR. Notarkosten sind bundesweit ähnlich (gesetzlich geregelt nach Gerichts- und Notarkostengesetz). Bearbeitungszeiten: Ländliche Regionen oft schneller (2-4 Wochen), Großstädte bis 8 Wochen.
Zuständig: Notar / Handelsregister (Amtsgericht)
6
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ausfüllen
Nach der Gewerbeanmeldung sendet Ihnen das Finanzamt den
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (1-5 Wochen). Seit 2021 nur noch digital über
ELSTER möglich. Der Fragebogen (10-15 Seiten) fragt Umsatz, Gewinn, Kleinunternehmerregelung, Gewinnermittlung ab. Nach 2-6 Wochen erhalten Sie
Steuernummer, USt-IdNr. (auf Antrag) und Bescheid über Vorauszahlungen.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (1-5 Wochen). Seit 2021 nur noch digital über
ELSTER möglich. Der Fragebogen (10-15 Seiten) fragt Umsatz, Gewinn, Kleinunternehmerregelung, Gewinnermittlung ab. Nach 2-6 Wochen erhalten Sie
Steuernummer, USt-IdNr. (auf Antrag) und Bescheid über Vorauszahlungen.
Benötigte Unterlagen
Fragebogen steuerliche Erfassung
Umfangreiches Formular zur Anmeldung beim Finanzamt (ca. 10-15 Seiten). Erfasst persönliche Daten, Tätigkeit, Umsatz/Gewinn-Schätzung, Kleinunternehmerregelung.
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) - seit 2021 Pflicht.
Benötigt: ELSTER-Zertifikat (online beantragen), Gewerbeanmeldung.
Dauer: Ausfüllen 30-60 Minuten, Bearbeitung 2-6 Wochen.
Praxistipp: Schätzen Sie realistisch, aber nicht zu hoch - zu hohe Umsatzschätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen!
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) - seit 2021 Pflicht.
Benötigt: ELSTER-Zertifikat (online beantragen), Gewerbeanmeldung.
Dauer: Ausfüllen 30-60 Minuten, Bearbeitung 2-6 Wochen.
Praxistipp: Schätzen Sie realistisch, aber nicht zu hoch - zu hohe Umsatzschätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen!
🔍 Länder-Hinweis: Der Fragebogen ist bundesweit einheitlich (zentral über ELSTER). Bearbeitungszeit Steuernummer: Ländlich 2-3 Wochen, Großstadt 5-8 Wochen (Berlin, Hamburg, München). Die steuerliche Erfassung ist bundesweit gleich geregelt.
Zuständig: Finanzamt (über ELSTER)
7
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Melden Sie sich innerhalb von
1 Woche nach Gründung bei der zuständigen
Berufsgenossenschaft (BG) an - gesetzliche Pflicht! Die BG ist die gesetzliche Unfallversicherung. Welche BG zuständig ist, hängt von Ihrer Branche ab.
Anmeldung: Online auf Website der BG.
Kosten: Solo-Selbstständige meist 0-150 EUR/Jahr, mit Mitarbeitern 1-5% der Lohnsumme. Bei Verspätung drohen Bußgelder bis 10.000 EUR!
1 Woche nach Gründung bei der zuständigen
Berufsgenossenschaft (BG) an - gesetzliche Pflicht! Die BG ist die gesetzliche Unfallversicherung. Welche BG zuständig ist, hängt von Ihrer Branche ab.
Anmeldung: Online auf Website der BG.
Kosten: Solo-Selbstständige meist 0-150 EUR/Jahr, mit Mitarbeitern 1-5% der Lohnsumme. Bei Verspätung drohen Bußgelder bis 10.000 EUR!
Benötigte Unterlagen
Anmeldebestätigung Berufsgenossenschaft
Bestätigung Ihrer Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung.
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (z.B. BG Handel, BG Holz/Metall, BG Nahrungsmittel).
Frist: Innerhalb 1 Woche nach Gewerbeanmeldung.
Kosten: Solo-Selbstständige 0-150 EUR/Jahr (je nach BG), mit Mitarbeitern 1-5% der Lohnsumme.
Benötigt: Gewerbeanmeldung, Art der Tätigkeit, Anzahl Beschäftigte.
Praxistipp: Kümmern Sie sich selbst darum, obwohl das Gewerbeamt Sie meldet - so vermeiden Sie Bußgelder!
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (z.B. BG Handel, BG Holz/Metall, BG Nahrungsmittel).
Frist: Innerhalb 1 Woche nach Gewerbeanmeldung.
Kosten: Solo-Selbstständige 0-150 EUR/Jahr (je nach BG), mit Mitarbeitern 1-5% der Lohnsumme.
Benötigt: Gewerbeanmeldung, Art der Tätigkeit, Anzahl Beschäftigte.
Praxistipp: Kümmern Sie sich selbst darum, obwohl das Gewerbeamt Sie meldet - so vermeiden Sie Bußgelder!
🔍 Länder-Hinweis: Berufsgenossenschaften sind bundesweit organisiert (nicht regional unterschiedlich). Die Beiträge sind bundesweit einheitlich je nach Branche und Gefahrenklasse. Allerdings gibt es regionale Unterschiede bei der freiwilligen Versicherung für Solo-Selbstständige: Manche BGs bieten günstigere Tarife für bestimmte Regionen an.
Zuständig: Berufsgenossenschaft (online)
8
Krankenversicherung und Rentenversicherung klären
Kümmern Sie sich um
Krankenversicherung (Pflicht!) und Rentenversicherung.
GKV: Freiwillige Versicherung für Selbstständige 2026: Mindestbemessungsgrundlage
1.318,33 EUR/Monat, allgemeiner Beitragssatz 14,6% + durchschnittlicher Zusatzbeitrag ~2,6% = ca.
17,2% gesamt, ergibt ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse (Zusatzbeiträge variieren zwischen 1,2% und 3,5%). Bei
hauptberuflicher Selbstständigkeit ist keine Familienversicherung möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat, aber im Alter teurer, keine Familienversicherung.
Rente: Nicht pflichtversichert (außer Lehrer, Pfleger), freiwillige Einzahlung ab 97 EUR/Monat möglich. Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar).
Tipp: Krankenkassenvergleich vor Gründung lohnt sich – Zusatzbeiträge variieren stark zwischen den Kassen.
Krankenversicherung (Pflicht!) und Rentenversicherung.
GKV: Freiwillige Versicherung für Selbstständige 2026: Mindestbemessungsgrundlage
1.318,33 EUR/Monat, allgemeiner Beitragssatz 14,6% + durchschnittlicher Zusatzbeitrag ~2,6% = ca.
17,2% gesamt, ergibt ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse (Zusatzbeiträge variieren zwischen 1,2% und 3,5%). Bei
hauptberuflicher Selbstständigkeit ist keine Familienversicherung möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat, aber im Alter teurer, keine Familienversicherung.
Rente: Nicht pflichtversichert (außer Lehrer, Pfleger), freiwillige Einzahlung ab 97 EUR/Monat möglich. Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar).
Tipp: Krankenkassenvergleich vor Gründung lohnt sich – Zusatzbeiträge variieren stark zwischen den Kassen.
Benötigte Unterlagen
Krankenversicherungsnachweis
Nachweis Ihrer Krankenversicherung (gesetzlich oder privat).
Wo bekommen: Von Ihrer Krankenkasse (GKV) oder privaten Versicherung (PKV) nach Anmeldung.
GKV-Mindestbeitrag 2026: Mindestbemessungsgrundlage 1.318,33 EUR/Monat × (14,6% allgemeiner Beitragssatz + ~2,6% durchschnittlicher Zusatzbeitrag) = ca. 17,2% gesamt = ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse. Zusatzbeiträge der Kassen variieren zwischen 1,2% und 3,5% – Vergleich lohnt sich!
Wichtig bei hauptberuflicher Selbstständigkeit: Familienversicherung ist NICHT möglich!
PKV-Kosten: Ab 150 EUR/Monat (je nach Alter, Gesundheit), im Alter oft teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zu GKV schwierig.
Krankenversicherung ist Pflicht in Deutschland!
Praxistipp: Vergleichen Sie Krankenkassen vor der Gründung (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5% – Unterschied kann 50+ EUR/Monat ausmachen). Nutzen Sie unabhängige Versicherungsmakler für GKV/PKV-Entscheidung.
Wo bekommen: Von Ihrer Krankenkasse (GKV) oder privaten Versicherung (PKV) nach Anmeldung.
GKV-Mindestbeitrag 2026: Mindestbemessungsgrundlage 1.318,33 EUR/Monat × (14,6% allgemeiner Beitragssatz + ~2,6% durchschnittlicher Zusatzbeitrag) = ca. 17,2% gesamt = ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse. Zusatzbeiträge der Kassen variieren zwischen 1,2% und 3,5% – Vergleich lohnt sich!
Wichtig bei hauptberuflicher Selbstständigkeit: Familienversicherung ist NICHT möglich!
PKV-Kosten: Ab 150 EUR/Monat (je nach Alter, Gesundheit), im Alter oft teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zu GKV schwierig.
Krankenversicherung ist Pflicht in Deutschland!
Praxistipp: Vergleichen Sie Krankenkassen vor der Gründung (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5% – Unterschied kann 50+ EUR/Monat ausmachen). Nutzen Sie unabhängige Versicherungsmakler für GKV/PKV-Entscheidung.
Optionale Unterlagen
Rentenversicherungsnachweis
Falls Sie freiwillig in die Rentenversicherung einzahlen möchten. Nachweis über Ihre freiwillige Rentenversicherung.
Wo bekommen: Bei der Deutschen Rentenversicherung nach Anmeldung.
Kosten: Mindestbeitrag ca. 97 EUR/Monat, Höchstbeitrag ca. 1.571 EUR/Monat (2026).
Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Praxistipp: Selbstständige sind meist NICHT rentenversicherungspflichtig - überlegen Sie gut, ob freiwillige Einzahlung oder private Vorsorge besser passt.
Wo bekommen: Bei der Deutschen Rentenversicherung nach Anmeldung.
Kosten: Mindestbeitrag ca. 97 EUR/Monat, Höchstbeitrag ca. 1.571 EUR/Monat (2026).
Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Praxistipp: Selbstständige sind meist NICHT rentenversicherungspflichtig - überlegen Sie gut, ob freiwillige Einzahlung oder private Vorsorge besser passt.
🔍 Länder-Hinweis: Krankenversicherung: Bundesweit einheitliche Regelungen. Beitragsbemessungsgrenzen sind bundesweit gleich (2026: 69.750 EUR/Jahr für GKV, 77.400 EUR/Jahr Versicherungspflichtgrenze). Zusatzbeiträge der Krankenkassen variieren (0,5-2,5%), sind aber nicht regional, sondern kassenabhängig.
Zuständig: Krankenkasse / Versicherung
9
IHK- oder HWK-Mitgliedschaft (Pflicht) und Beiträge klären
Nach der Gewerbeanmeldung werden Sie automatisch
Pflichtmitglied in der IHK oder HWK - gesetzlich vorgeschrieben.
Beiträge: Grundbeitrag 85-539 EUR + Umlage (0,1-0,5% des Gewinns), stark regional unterschiedlich!
Freistellung: Bei Gewinn unter 5.200 EUR/Jahr Antrag auf Befreiung möglich.
Leistungen: Beratung, Weiterbildungen, Sachkundeprüfungen.
Pflichtmitglied in der IHK oder HWK - gesetzlich vorgeschrieben.
Beiträge: Grundbeitrag 85-539 EUR + Umlage (0,1-0,5% des Gewinns), stark regional unterschiedlich!
Freistellung: Bei Gewinn unter 5.200 EUR/Jahr Antrag auf Befreiung möglich.
Leistungen: Beratung, Weiterbildungen, Sachkundeprüfungen.
Benötigte Unterlagen
IHK/HWK-Beitragsbescheid
Bescheid über Ihre Pflichtmitgliedschaft und Beiträge bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer.
Wo bekommen: Wird automatisch von IHK/HWK nach Gewerbeanmeldung zugesandt (4-8 Wochen).
Kosten: Sehr unterschiedlich regional! IHK Stuttgart max. 168 EUR, IHK München bis 10.000 EUR, IHK Niederrhein 4.563 EUR Grundbeitrag.
Freistellung: Bei Gewinn unter 5.200 EUR/Jahr Antrag auf Beitragsbefreiung stellen.
Praxistipp: Beantragen Sie die Beitragsfreistellung, wenn Ihr Gewinn unter 5.200 EUR liegt - spart jährlich 150-500 EUR!
Wo bekommen: Wird automatisch von IHK/HWK nach Gewerbeanmeldung zugesandt (4-8 Wochen).
Kosten: Sehr unterschiedlich regional! IHK Stuttgart max. 168 EUR, IHK München bis 10.000 EUR, IHK Niederrhein 4.563 EUR Grundbeitrag.
Freistellung: Bei Gewinn unter 5.200 EUR/Jahr Antrag auf Beitragsbefreiung stellen.
Praxistipp: Beantragen Sie die Beitragsfreistellung, wenn Ihr Gewinn unter 5.200 EUR liegt - spart jährlich 150-500 EUR!
🔍 Länder-Hinweis: IHK/HWK-Beiträge variieren SEHR STARK regional! Beispiele 2026: IHK Stuttgart max. 168 EUR Grundbeitrag, IHK München bis 10.000 EUR, IHK Niederrhein 4.563 EUR. Es gibt 80 IHKs und 53 HWKs in Deutschland mit völlig unterschiedlichen Beitragssystemen. Beispiel: Nürnberg 85% des regulären Satzes, andere Regionen 100%. Freistellung bei Gewinn unter 5.200 EUR ist bundesweit einheitlich möglich.
Zuständig: IHK / HWK
10
Betriebshaftpflichtversicherung abschließen (empfohlen)
Schließen Sie eine
Betriebshaftpflichtversicherung ab (nicht Pflicht, aber dringend empfohlen!). Sie schützt vor Schadensersatzansprüchen durch Dritte bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Kosten: Ab 100 EUR/Jahr (Büro) bis 1.000+ EUR/Jahr (Handwerk, Gastronomie).
Deckung: Mindestens 3 Mio. EUR Personenschäden, 1 Mio. EUR Sachschäden. Ein Schadensfall kann ohne Versicherung zur Insolvenz führen!
Betriebshaftpflichtversicherung ab (nicht Pflicht, aber dringend empfohlen!). Sie schützt vor Schadensersatzansprüchen durch Dritte bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Kosten: Ab 100 EUR/Jahr (Büro) bis 1.000+ EUR/Jahr (Handwerk, Gastronomie).
Deckung: Mindestens 3 Mio. EUR Personenschäden, 1 Mio. EUR Sachschäden. Ein Schadensfall kann ohne Versicherung zur Insolvenz führen!
Benötigte Unterlagen
Betriebshaftpflicht-Police
Versicherungspolice für betriebliche Haftpflichtschäden. Schützt vor Schadensersatzansprüchen bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Wo bekommen: Bei Versicherungen online (Check24, Verivox) oder über Makler.
Kosten: Ab 100 EUR/Jahr für Bürotätigkeiten, bis 1.000+ EUR/Jahr für Handwerk/Gastronomie.
Deckung: Mindestens 3 Mio. EUR Personenschäden, 1 Mio. EUR Sachschäden empfohlen.
Besonderheit: Makler/Berater brauchen oft Vermögensschaden-Haftpflicht (Pflicht bei erlaubnispflichtigen Gewerben).
Praxistipp: Schließen Sie die Versicherung VOR dem ersten Kundenkontakt ab!
Wo bekommen: Bei Versicherungen online (Check24, Verivox) oder über Makler.
Kosten: Ab 100 EUR/Jahr für Bürotätigkeiten, bis 1.000+ EUR/Jahr für Handwerk/Gastronomie.
Deckung: Mindestens 3 Mio. EUR Personenschäden, 1 Mio. EUR Sachschäden empfohlen.
Besonderheit: Makler/Berater brauchen oft Vermögensschaden-Haftpflicht (Pflicht bei erlaubnispflichtigen Gewerben).
Praxistipp: Schließen Sie die Versicherung VOR dem ersten Kundenkontakt ab!
🔍 Länder-Hinweis: Betriebshaftpflicht-Beiträge variieren nicht regional, sondern nach Branche und Risiko. Allerdings gibt es regionale Anbieter, die teilweise günstigere Konditionen für lokale Betriebe anbieten. Pflichtversicherungen (Vermögensschaden-Haftpflicht für Makler, Versicherungsvermittler) sind bundesweit einheitlich geregelt.
Zuständig: Versicherung (online oder Makler)
11
Geschäftspapiere und Rechnungsstellung vorbereiten
Bereiten Sie professionelle
Geschäftspapiere vor: Rechnungen, Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.
Pflichtangaben auf Rechnungen: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Datum, Beträge, USt (oder Kleinunternehmer-Hinweis). Nutzen Sie
Rechnungssoftware (sevDesk, Lexoffice, FastBill) - die erledigt Pflichtangaben automatisch und archiviert GoBD-konform!
E-Rechnungspflicht: Ab 01.01.2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im standardisierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann.
Geschäftspapiere vor: Rechnungen, Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.
Pflichtangaben auf Rechnungen: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Datum, Beträge, USt (oder Kleinunternehmer-Hinweis). Nutzen Sie
Rechnungssoftware (sevDesk, Lexoffice, FastBill) - die erledigt Pflichtangaben automatisch und archiviert GoBD-konform!
E-Rechnungspflicht: Ab 01.01.2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im standardisierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann.
Benötigte Unterlagen
Rechnungsvorlage
Vorlage für rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG.
Inhalt: Name/Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer (lückenlos!), Leistung, Datum, Netto/USt/Brutto, bei Kleinunternehmer: Hinweis §19 UStG.
Wo bekommen: Selbst erstellen oder Rechnungssoftware nutzen (sevDesk ab 8 EUR/Monat, Lexoffice ab 8 EUR/Monat, FastBill ab 9 EUR/Monat, Debitoor kostenlos für 5 Rechnungen/Monat).
E-Rechnungspflicht (wichtig!): Ab 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können – die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
Praxistipp: Nutzen Sie von Anfang an Rechnungssoftware - die erledigt Pflichtangaben automatisch, archiviert GoBD-konform und bereitet Steuererklärung vor!
Inhalt: Name/Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer (lückenlos!), Leistung, Datum, Netto/USt/Brutto, bei Kleinunternehmer: Hinweis §19 UStG.
Wo bekommen: Selbst erstellen oder Rechnungssoftware nutzen (sevDesk ab 8 EUR/Monat, Lexoffice ab 8 EUR/Monat, FastBill ab 9 EUR/Monat, Debitoor kostenlos für 5 Rechnungen/Monat).
E-Rechnungspflicht (wichtig!): Ab 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können – die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
Praxistipp: Nutzen Sie von Anfang an Rechnungssoftware - die erledigt Pflichtangaben automatisch, archiviert GoBD-konform und bereitet Steuererklärung vor!
Zuständig: Sie selbst
12
Buchführung und Steuererklärungen organisieren
Organisieren Sie Ihre
Buchführung.
Kleingewerbetreibende: Einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bei Umsatz unter 800.000 EUR oder Gewinn unter 80.000 EUR (Wachstumschancengesetz, gilt ab 2024).
Kapitalgesellschaften/Handelsregister: Doppelte Buchführung (Bilanz + GuV).
Steuererklärungen jährlich: Einkommensteuer mit Anlage G/EÜR, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer (ab 24.500 EUR Gewinn). Frist 31.07. (mit Steuerberater 28.02. übernächstes Jahr). Empfehlung: Buchhaltungssoftware oder Steuerberater (100-300 EUR/Monat).
Buchführung.
Kleingewerbetreibende: Einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bei Umsatz unter 800.000 EUR oder Gewinn unter 80.000 EUR (Wachstumschancengesetz, gilt ab 2024).
Kapitalgesellschaften/Handelsregister: Doppelte Buchführung (Bilanz + GuV).
Steuererklärungen jährlich: Einkommensteuer mit Anlage G/EÜR, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer (ab 24.500 EUR Gewinn). Frist 31.07. (mit Steuerberater 28.02. übernächstes Jahr). Empfehlung: Buchhaltungssoftware oder Steuerberater (100-300 EUR/Monat).
Optionale Unterlagen
Buchhaltungssoftware-Zugang
Empfohlen für ordentliche Buchhaltung. Software zur Erfassung von Einnahmen, Ausgaben und Erstellung von Steuererklärungen.
Anbieter: sevDesk, Lexoffice, FastBill (je ab 8-9 EUR/Monat).
Leistungen: Rechnungserstellung, Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, GoBD-konforme Archivierung.
Alternative: Steuerberater beauftragen (100-300 EUR/Monat je nach Umsatz).
Praxistipp: Investieren Sie von Anfang an in ordentliche Buchhaltung - spart Ärger mit dem Finanzamt und vermeidet teure Nachzahlungen!
Anbieter: sevDesk, Lexoffice, FastBill (je ab 8-9 EUR/Monat).
Leistungen: Rechnungserstellung, Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, GoBD-konforme Archivierung.
Alternative: Steuerberater beauftragen (100-300 EUR/Monat je nach Umsatz).
Praxistipp: Investieren Sie von Anfang an in ordentliche Buchhaltung - spart Ärger mit dem Finanzamt und vermeidet teure Nachzahlungen!
Steuerberater-Vertrag
Falls Sie einen Steuerberater beauftragen möchten. Vertrag über steuerliche Beratung und Erstellung der Steuererklärungen.
Wo finden: Über Empfehlungen, Steuerberater-Verzeichnis oder online.
Kosten: 100-300 EUR/Monat je nach Umsatz und Komplexität (Großstädte teurer 150-400 EUR, ländlich 80-200 EUR).
Vorteile: Optimale Steuergestaltung, mehr Zeit fürs Geschäft, verlängerte Abgabefrist.
Praxistipp: Ein Steuerberater kostet ca. 100-300 EUR/Monat, spart Ihnen aber oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung!
Wo finden: Über Empfehlungen, Steuerberater-Verzeichnis oder online.
Kosten: 100-300 EUR/Monat je nach Umsatz und Komplexität (Großstädte teurer 150-400 EUR, ländlich 80-200 EUR).
Vorteile: Optimale Steuergestaltung, mehr Zeit fürs Geschäft, verlängerte Abgabefrist.
Praxistipp: Ein Steuerberater kostet ca. 100-300 EUR/Monat, spart Ihnen aber oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung!
🔍 Länder-Hinweis: Steuerberaterkosten variieren regional: Großstädte (München, Frankfurt, Hamburg) oft teurer (150-400 EUR/Monat), ländliche Regionen günstiger (80-200 EUR/Monat). Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) regelt bundesweit Mindest- und Höchstsätze, aber Steuerberater können innerhalb dieses Rahmens frei verhandeln.
Zuständig: Sie selbst / Steuerberater
📋 Freiberuflich selbstständig machen
Katalogberuf (z.B. Arzt, Anwalt, Architekt)Katalogähnlicher Beruf (Einzelfallprüfung)Künstler, Schriftsteller, Publizist
1
Prüfen, ob Tätigkeit als Freiberuf gilt (§18 EStG)
Prüfen Sie, ob Ihre Tätigkeit als
Freiberuf gilt (§18 EStG).
Vorteile: Keine Gewerbesteuer, keine IHK/HWK-Pflicht, einfache EÜR-Buchführung, keine Gewerbeanmeldung.
Freie Berufe: Heilberufe (Arzt, Therapeut), Rechts-/Steuerberufe (Anwalt, Steuerberater), technische Berufe (Architekt, Ingenieur), Kultur/Medien (Journalist, Künstler, Lehrer).
Katalogähnliche Berufe (IT-Berater, Designer, Texter) erfordern Einzelfallprüfung durch Finanzamt.
Freiberuf gilt (§18 EStG).
Vorteile: Keine Gewerbesteuer, keine IHK/HWK-Pflicht, einfache EÜR-Buchführung, keine Gewerbeanmeldung.
Freie Berufe: Heilberufe (Arzt, Therapeut), Rechts-/Steuerberufe (Anwalt, Steuerberater), technische Berufe (Architekt, Ingenieur), Kultur/Medien (Journalist, Künstler, Lehrer).
Katalogähnliche Berufe (IT-Berater, Designer, Texter) erfordern Einzelfallprüfung durch Finanzamt.
Optionale Unterlagen
Qualifikationsnachweis
Falls das Finanzamt Ihre freiberufliche Tätigkeit prüft. Nachweis Ihrer fachlichen Qualifikation für den freien Beruf.
Beispiele: Studienabschluss (Diplom, Bachelor, Master), Ausbildungszeugnis, Meisterbrief, Approbation (Ärzte), Zulassung (Rechtsanwälte).
Wo bekommen: Von Ihrer Hochschule, Ausbildungsstelle, Berufskammer.
Wichtig: Entscheidend sind Qualifikation, Art der Tätigkeit (wissenschaftlich, künstlerisch) und Eigenverantwortlichkeit.
Praxistipp: Im Zweifelsfall beim Finanzamt nachfragen oder Steuerberater konsultieren - die Abgrenzung hat große steuerliche Auswirkungen!
Beispiele: Studienabschluss (Diplom, Bachelor, Master), Ausbildungszeugnis, Meisterbrief, Approbation (Ärzte), Zulassung (Rechtsanwälte).
Wo bekommen: Von Ihrer Hochschule, Ausbildungsstelle, Berufskammer.
Wichtig: Entscheidend sind Qualifikation, Art der Tätigkeit (wissenschaftlich, künstlerisch) und Eigenverantwortlichkeit.
Praxistipp: Im Zweifelsfall beim Finanzamt nachfragen oder Steuerberater konsultieren - die Abgrenzung hat große steuerliche Auswirkungen!
Zuständig: Sie selbst / Finanzamt
2
Geschäftskonto eröffnen
Eröffnen Sie ein separates
Geschäftskonto (empfohlen, aber nicht Pflicht). Es trennt private und geschäftliche Finanzen und erleichtert die Buchhaltung.
Kostenlos: N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (0 EUR/Monat).
Klassisch: Sparkasse, Volksbank (10-30 EUR/Monat). Für die Kontoeröffnung benötigen Sie KEINE Gewerbeanmeldung (haben Freiberufler nicht), nur Personalausweis und Nachweis der Tätigkeit.
Geschäftskonto (empfohlen, aber nicht Pflicht). Es trennt private und geschäftliche Finanzen und erleichtert die Buchhaltung.
Kostenlos: N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist (0 EUR/Monat).
Klassisch: Sparkasse, Volksbank (10-30 EUR/Monat). Für die Kontoeröffnung benötigen Sie KEINE Gewerbeanmeldung (haben Freiberufler nicht), nur Personalausweis und Nachweis der Tätigkeit.
Benötigte Unterlagen
Geschäftskonto
Separates Bankkonto für freiberufliche Einnahmen und Ausgaben.
Wo bekommen: Bei jeder Bank - digital (N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist) oder klassisch (Sparkasse, Volksbank).
Kosten: 0-30 EUR/Monat (digitale Banken oft kostenlos).
Benötigt: Personalausweis, Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z.B. Auftrag, Vertrag, später Steuernummer).
Keine Gewerbeanmeldung nötig!
Praxistipp: Nutzen Sie digitale Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung (Kontist, Holvi, sevDesk) - erleichtert Steuererklärung enorm!
Wo bekommen: Bei jeder Bank - digital (N26 Business, Holvi, Fyrst, Kontist) oder klassisch (Sparkasse, Volksbank).
Kosten: 0-30 EUR/Monat (digitale Banken oft kostenlos).
Benötigt: Personalausweis, Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z.B. Auftrag, Vertrag, später Steuernummer).
Keine Gewerbeanmeldung nötig!
Praxistipp: Nutzen Sie digitale Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung (Kontist, Holvi, sevDesk) - erleichtert Steuererklärung enorm!
Zuständig: Bank (online oder Filiale)
3
Anmeldung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung)
Melden Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit beim
Finanzamt an (KEINE Gewerbeanmeldung nötig!). Füllen Sie den
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb 4 Wochen nach Tätigkeitsbeginn aus. Seit 2021 nur digital über
ELSTER. Der Fragebogen fragt ab: Tätigkeit, Umsatz-/Gewinnschätzung, Kleinunternehmerregelung, Gewinnermittlung (EÜR). Nach 2-6 Wochen erhalten Sie Steuernummer, USt-IdNr. (auf Antrag) und Vorauszahlungsbescheid.
Finanzamt an (KEINE Gewerbeanmeldung nötig!). Füllen Sie den
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb 4 Wochen nach Tätigkeitsbeginn aus. Seit 2021 nur digital über
ELSTER. Der Fragebogen fragt ab: Tätigkeit, Umsatz-/Gewinnschätzung, Kleinunternehmerregelung, Gewinnermittlung (EÜR). Nach 2-6 Wochen erhalten Sie Steuernummer, USt-IdNr. (auf Antrag) und Vorauszahlungsbescheid.
Benötigte Unterlagen
Fragebogen steuerliche Erfassung
Formular zur Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt.
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) - seit 2021 Pflicht.
Frist: Innerhalb 4 Wochen nach Tätigkeitsbeginn.
Inhalt: Art der Tätigkeit, Geschäftsadresse, Umsatz-/Gewinnschätzung (erste 2 Jahre), Kleinunternehmerregelung, Vorauszahlungen.
Benötigt: ELSTER-Konto, Nachweise der Qualifikation (bei Bedarf).
Dauer: Ausfüllen 30-60 Min, Bearbeitung 2-6 Wochen.
Praxistipp: Schätzen Sie realistisch, aber nicht zu hoch - zu hohe Schätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen!
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) - seit 2021 Pflicht.
Frist: Innerhalb 4 Wochen nach Tätigkeitsbeginn.
Inhalt: Art der Tätigkeit, Geschäftsadresse, Umsatz-/Gewinnschätzung (erste 2 Jahre), Kleinunternehmerregelung, Vorauszahlungen.
Benötigt: ELSTER-Konto, Nachweise der Qualifikation (bei Bedarf).
Dauer: Ausfüllen 30-60 Min, Bearbeitung 2-6 Wochen.
Praxistipp: Schätzen Sie realistisch, aber nicht zu hoch - zu hohe Schätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen!
🔍 Länder-Hinweis: Der Fragebogen ist bundesweit einheitlich (zentral über ELSTER). Bearbeitungszeit Steuernummer: Ländlich 2-3 Wochen, Großstadt 5-8 Wochen (Berlin, Hamburg, München).
Zuständig: Finanzamt (über ELSTER)
4
Anmeldung bei der Künstlersozialkasse (nur für Künstler und Publizisten)
Wenn Sie als
Künstler, Publizist oder Journalist tätig sind, können Sie sich bei der
Künstlersozialkasse (KSK) versichern.
Vorteil: KSK übernimmt 50% Ihrer Sozialversicherungsbeiträge (wie Arbeitgeber)!
Voraussetzungen: Hauptberuflich künstlerisch/publizistisch tätig, Jahreseinkommen mindestens 3.900 EUR (2026), max. 1 Mitarbeiter.
Beitrag: Ca. 18-19% des Einkommens (statt 36-38% ohne KSK).
Anmeldung: Online auf kuenstlersozialkasse.de, Entscheidung 4-8 Wochen.
Künstler, Publizist oder Journalist tätig sind, können Sie sich bei der
Künstlersozialkasse (KSK) versichern.
Vorteil: KSK übernimmt 50% Ihrer Sozialversicherungsbeiträge (wie Arbeitgeber)!
Voraussetzungen: Hauptberuflich künstlerisch/publizistisch tätig, Jahreseinkommen mindestens 3.900 EUR (2026), max. 1 Mitarbeiter.
Beitrag: Ca. 18-19% des Einkommens (statt 36-38% ohne KSK).
Anmeldung: Online auf kuenstlersozialkasse.de, Entscheidung 4-8 Wochen.
Optionale Unterlagen
KSK-Mitgliedschaft
Nur für Künstler, Publizisten, Journalisten. Bestätigung Ihrer Mitgliedschaft in der Künstlersozialkasse.
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung auf kuenstlersozialkasse.de und Prüfung Ihrer Unterlagen (4-8 Wochen).
Voraussetzungen: Hauptberuflich künstlerisch/publizistisch tätig, Jahreseinkommen mind. 3.900 EUR (2026), max. 1 Mitarbeiter.
Nachweise: Portfolio, Auftragsbestätigungen, Einkommensnachweise.
Beitrag 2026: Ca. 18-19% des Einkommens (KSK zahlt 50%).
Praxistipp: Beantragen Sie die KSK-Mitgliedschaft sofort nach Tätigkeitsbeginn - Versicherung beginnt ab Antragsstellung, nicht rückwirkend!
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung auf kuenstlersozialkasse.de und Prüfung Ihrer Unterlagen (4-8 Wochen).
Voraussetzungen: Hauptberuflich künstlerisch/publizistisch tätig, Jahreseinkommen mind. 3.900 EUR (2026), max. 1 Mitarbeiter.
Nachweise: Portfolio, Auftragsbestätigungen, Einkommensnachweise.
Beitrag 2026: Ca. 18-19% des Einkommens (KSK zahlt 50%).
Praxistipp: Beantragen Sie die KSK-Mitgliedschaft sofort nach Tätigkeitsbeginn - Versicherung beginnt ab Antragsstellung, nicht rückwirkend!
🔍 Länder-Hinweis: Die Künstlersozialkasse ist bundesweit einheitlich organisiert (Sitz in Wilhelmshaven). Die Regelungen und Beiträge sind bundesweit gleich. Regionale Unterschiede gibt es nicht.
Zuständig: Künstlersozialkasse (online)
5
Krankenversicherung und Rentenversicherung klären
Kümmern Sie sich um
Krankenversicherung (Pflicht!) und Rentenversicherung (außer KSK-Mitglieder).
GKV: Freiwillig versicherte Selbstständige zahlen 2026 mindestens auf Basis von
1.318,33 EUR/Monat (Mindestbemessungsgrundlage): allgemeiner Beitragssatz 14,6% + durchschnittlicher Zusatzbeitrag ~2,6% = ca.
17,2% gesamt, ergibt ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5%).
Wichtig: Bei hauptberuflicher Selbstständigkeit ist
keine Familienversicherung möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat, aber im Alter teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zur GKV schwierig.
Rente: Meist nicht pflichtversichert (außer Lehrer, Pfleger, KSK), freiwillig ab 97 EUR/Monat oder Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Tipp: Krankenkassenvergleich vor Gründung lohnt sich – Zusatzbeiträge variieren stark zwischen den Kassen.
Krankenversicherung (Pflicht!) und Rentenversicherung (außer KSK-Mitglieder).
GKV: Freiwillig versicherte Selbstständige zahlen 2026 mindestens auf Basis von
1.318,33 EUR/Monat (Mindestbemessungsgrundlage): allgemeiner Beitragssatz 14,6% + durchschnittlicher Zusatzbeitrag ~2,6% = ca.
17,2% gesamt, ergibt ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5%).
Wichtig: Bei hauptberuflicher Selbstständigkeit ist
keine Familienversicherung möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat, aber im Alter teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zur GKV schwierig.
Rente: Meist nicht pflichtversichert (außer Lehrer, Pfleger, KSK), freiwillig ab 97 EUR/Monat oder Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Tipp: Krankenkassenvergleich vor Gründung lohnt sich – Zusatzbeiträge variieren stark zwischen den Kassen.
Benötigte Unterlagen
Krankenversicherungsnachweis
Nachweis Ihrer Krankenversicherung (gesetzlich oder privat).
Wo bekommen: Von Ihrer Krankenkasse (GKV) oder privaten Versicherung (PKV).
GKV-Mindestbeitrag 2026: Mindestbemessungsgrundlage 1.318,33 EUR/Monat × (14,6% allgemeiner Beitragssatz + ~2,6% durchschnittlicher Zusatzbeitrag) = ca. 17,2% gesamt = ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse. Zusatzbeiträge variieren zwischen 1,2% und 3,5% – Vergleich lohnt sich! Beitrag steigt mit höherem Einkommen.
Wichtig bei hauptberuflicher Selbstständigkeit: Familienversicherung (kostenlose Mitversicherung von Angehörigen) ist NICHT möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat (Alter, Gesundheit), im Alter teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zu GKV schwierig.
Krankenversicherung ist Pflicht!
Praxistipp: Vergleichen Sie Krankenkassen VOR der Gründung (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5% – Unterschied kann 50+ EUR/Monat ausmachen). Für die GKV/PKV-Entscheidung unabhängige Versicherungsmakler nutzen!
Wo bekommen: Von Ihrer Krankenkasse (GKV) oder privaten Versicherung (PKV).
GKV-Mindestbeitrag 2026: Mindestbemessungsgrundlage 1.318,33 EUR/Monat × (14,6% allgemeiner Beitragssatz + ~2,6% durchschnittlicher Zusatzbeitrag) = ca. 17,2% gesamt = ca.
226-278 EUR/Monat je nach Krankenkasse. Zusatzbeiträge variieren zwischen 1,2% und 3,5% – Vergleich lohnt sich! Beitrag steigt mit höherem Einkommen.
Wichtig bei hauptberuflicher Selbstständigkeit: Familienversicherung (kostenlose Mitversicherung von Angehörigen) ist NICHT möglich!
PKV: Ab 150 EUR/Monat (Alter, Gesundheit), im Alter teurer, keine Familienversicherung, Rückkehr zu GKV schwierig.
Krankenversicherung ist Pflicht!
Praxistipp: Vergleichen Sie Krankenkassen VOR der Gründung (Zusatzbeiträge 1,2%-3,5% – Unterschied kann 50+ EUR/Monat ausmachen). Für die GKV/PKV-Entscheidung unabhängige Versicherungsmakler nutzen!
Optionale Unterlagen
Rentenversicherungsnachweis
Falls Sie freiwillig in die Rentenversicherung einzahlen. Nachweis über freiwillige Rentenversicherung.
Wo bekommen: Bei der Deutschen Rentenversicherung.
Kosten: Mindestbeitrag ca. 97 EUR/Monat, Höchstbeitrag ca. 1.571 EUR/Monat (2026).
Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Wichtig: Freiberufler meist NICHT rentenversicherungspflichtig (außer Lehrer, Pflegekräfte, Hebammen, KSK-Mitglieder).
Praxistipp: Überlegen Sie gut, ob freiwillige Einzahlung oder private Altersvorsorge besser passt.
Wo bekommen: Bei der Deutschen Rentenversicherung.
Kosten: Mindestbeitrag ca. 97 EUR/Monat, Höchstbeitrag ca. 1.571 EUR/Monat (2026).
Alternative: Rürup-Rente (steuerlich absetzbar bis 25.639 EUR/Jahr 2026).
Wichtig: Freiberufler meist NICHT rentenversicherungspflichtig (außer Lehrer, Pflegekräfte, Hebammen, KSK-Mitglieder).
Praxistipp: Überlegen Sie gut, ob freiwillige Einzahlung oder private Altersvorsorge besser passt.
🔍 Länder-Hinweis: Krankenversicherung: Bundesweit einheitliche Regelungen. Beitragsbemessungsgrenzen sind bundesweit gleich (2026: 69.750 EUR/Jahr für GKV, 77.400 EUR/Jahr Versicherungspflichtgrenze). Zusatzbeiträge der Krankenkassen variieren (0,5-2,5%), sind aber nicht regional.
Zuständig: Krankenkasse / Versicherung
6
Berufshaftpflichtversicherung abschließen (Pflicht für manche Berufe)
Schließen Sie eine
Berufshaftpflichtversicherung ab - für viele Freiberufler gesetzlich vorgeschrieben!
Pflicht: Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Versicherungsmakler, Finanzberater.
Dringend empfohlen: IT-Berater, Designer, Texter, Unternehmensberater.
Kosten: Ab 200 EUR/Jahr (Berater) bis 5.000+ EUR/Jahr (Ärzte/Architekten).
Deckung: Mindestens 1 Mio. EUR Vermögensschäden, bei Ärzten/Architekten 3-5 Mio. EUR.
Berufshaftpflichtversicherung ab - für viele Freiberufler gesetzlich vorgeschrieben!
Pflicht: Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Versicherungsmakler, Finanzberater.
Dringend empfohlen: IT-Berater, Designer, Texter, Unternehmensberater.
Kosten: Ab 200 EUR/Jahr (Berater) bis 5.000+ EUR/Jahr (Ärzte/Architekten).
Deckung: Mindestens 1 Mio. EUR Vermögensschäden, bei Ärzten/Architekten 3-5 Mio. EUR.
Benötigte Unterlagen
Berufshaftpflicht-Police
Versicherungspolice für berufliche Haftpflichtschäden (Vermögensschäden durch Beratung, Fehler, Planungsfehler).
Pflicht für: Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Versicherungsmakler, Finanzberater.
Wo bekommen: Bei spezialisierten Versicherungen oder Maklern.
Kosten: Ab 200 EUR/Jahr (Berater/Designer), bis 5.000+ EUR/Jahr (Ärzte/Architekten).
Deckung: Mind. 1 Mio. EUR Vermögensschäden, bei Ärzten/Architekten 3-5 Mio. EUR.
Praxistipp: Prüfen Sie die Pflicht VOR Tätigkeitsbeginn - ohne Versicherung dürfen Sie in manchen Berufen nicht arbeiten!
Pflicht für: Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Versicherungsmakler, Finanzberater.
Wo bekommen: Bei spezialisierten Versicherungen oder Maklern.
Kosten: Ab 200 EUR/Jahr (Berater/Designer), bis 5.000+ EUR/Jahr (Ärzte/Architekten).
Deckung: Mind. 1 Mio. EUR Vermögensschäden, bei Ärzten/Architekten 3-5 Mio. EUR.
Praxistipp: Prüfen Sie die Pflicht VOR Tätigkeitsbeginn - ohne Versicherung dürfen Sie in manchen Berufen nicht arbeiten!
🔍 Länder-Hinweis: Berufshaftpflicht-Pflicht ist bundesweit einheitlich geregelt (Berufsordnungen, Gesetze). Beiträge variieren nicht regional, sondern nach Beruf, Umsatz und Risiko. Ärzte haben oft höhere Beiträge in Großstädten (höheres Klagerisiko), aber das ist versicherungsabhängig, nicht regional gesetzlich.
Zuständig: Versicherung (online oder Makler)
7
Anmeldung bei Berufsgenossenschaft (nur wenn Mitarbeiter beschäftigt werden)
Als
Solo-Freiberufler (ohne Mitarbeiter) sind Sie in der Regel NICHT verpflichtet, sich bei einer Berufsgenossenschaft anzumelden - im Gegensatz zu Gewerbetreibenden.
Ausnahmen: Hebammen, Pflegekräfte (soweit nicht in KSK), bestimmte Künstler mit besonderem Risiko.
Mit Mitarbeitern: Anmeldung bei BG innerhalb 1 Woche Pflicht.
Freiwillig: Freiberufler können sich freiwillig versichern (ca. 100-300 EUR/Jahr, günstiger als private Unfallversicherung).
Solo-Freiberufler (ohne Mitarbeiter) sind Sie in der Regel NICHT verpflichtet, sich bei einer Berufsgenossenschaft anzumelden - im Gegensatz zu Gewerbetreibenden.
Ausnahmen: Hebammen, Pflegekräfte (soweit nicht in KSK), bestimmte Künstler mit besonderem Risiko.
Mit Mitarbeitern: Anmeldung bei BG innerhalb 1 Woche Pflicht.
Freiwillig: Freiberufler können sich freiwillig versichern (ca. 100-300 EUR/Jahr, günstiger als private Unfallversicherung).
Optionale Unterlagen
Anmeldebestätigung Berufsgenossenschaft
Nur wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen oder zu den Ausnahmeberufen gehören. Bestätigung der Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung.
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung bei zuständiger BG (z.B. BG für Gesundheitsdienst, VBG).
Frist: Innerhalb 1 Woche bei Mitarbeitereinstellung.
Kosten: Solo-Freiberufler freiwillig 100-300 EUR/Jahr, mit Mitarbeitern nach Lohnsumme.
Ausnahmen (Pflicht auch solo): Hebammen, Pflegekräfte, Künstler mit Risiko.
Praxistipp: Als Solo-Freiberufler können Sie sich die BG sparen und stattdessen private Unfallversicherung abschließen (oft günstiger).
Wo bekommen: Nach Online-Anmeldung bei zuständiger BG (z.B. BG für Gesundheitsdienst, VBG).
Frist: Innerhalb 1 Woche bei Mitarbeitereinstellung.
Kosten: Solo-Freiberufler freiwillig 100-300 EUR/Jahr, mit Mitarbeitern nach Lohnsumme.
Ausnahmen (Pflicht auch solo): Hebammen, Pflegekräfte, Künstler mit Risiko.
Praxistipp: Als Solo-Freiberufler können Sie sich die BG sparen und stattdessen private Unfallversicherung abschließen (oft günstiger).
🔍 Länder-Hinweis: Berufsgenossenschaften sind bundesweit organisiert. Die Beiträge sind bundesweit einheitlich je nach Branche. Regionale Unterschiede gibt es nicht.
Zuständig: Berufsgenossenschaft (online)
8
Geschäftspapiere und Rechnungsstellung vorbereiten
Bereiten Sie professionelle
Geschäftspapiere vor: Rechnungen, Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.
Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG, identisch für Freiberufler): Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistung, Datum, Beträge, USt (oder Kleinunternehmer-Hinweis §19 UStG).
Besonderheit Freiberufler: Keine Rechtsform-Angabe, kein Handelsregister. Nutzen Sie Rechnungssoftware mit Zeiterfassung (wichtig bei Stundensätzen)!
E-Rechnungspflicht: Ab 01.01.2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im standardisierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann.
Geschäftspapiere vor: Rechnungen, Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.
Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG, identisch für Freiberufler): Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistung, Datum, Beträge, USt (oder Kleinunternehmer-Hinweis §19 UStG).
Besonderheit Freiberufler: Keine Rechtsform-Angabe, kein Handelsregister. Nutzen Sie Rechnungssoftware mit Zeiterfassung (wichtig bei Stundensätzen)!
E-Rechnungspflicht: Ab 01.01.2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im standardisierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann.
Benötigte Unterlagen
Rechnungsvorlage
Vorlage für rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG.
Pflichtangaben: Name/Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer (lückenlos!), Leistung, Datum, Netto/USt/Brutto, bei Kleinunternehmer: Hinweis §19 UStG, bei Reverse-Charge (B2B-Ausland): Hinweis Steuerschuldnerschaft.
E-Rechnungspflicht (wichtig!): Ab 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können – die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
Software: sevDesk, Lexoffice, FastBill, Debitoor (ab 8 EUR/Monat, viele mit Zeiterfassung).
Praxistipp: Nutzen Sie Rechnungssoftware mit Projektzeiterfassung - so können Sie Stunden genau abrechnen und haben Buchhaltung gleich mit!
Pflichtangaben: Name/Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer (lückenlos!), Leistung, Datum, Netto/USt/Brutto, bei Kleinunternehmer: Hinweis §19 UStG, bei Reverse-Charge (B2B-Ausland): Hinweis Steuerschuldnerschaft.
E-Rechnungspflicht (wichtig!): Ab 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können – die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
Software: sevDesk, Lexoffice, FastBill, Debitoor (ab 8 EUR/Monat, viele mit Zeiterfassung).
Praxistipp: Nutzen Sie Rechnungssoftware mit Projektzeiterfassung - so können Sie Stunden genau abrechnen und haben Buchhaltung gleich mit!
Zuständig: Sie selbst
9
Buchführung und Steuererklärungen organisieren
Als Freiberufler haben Sie es einfacher bei der Buchführung: Sie dürfen immer die
einfache EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) nutzen - egal wie hoch Ihr Umsatz!
Steuererklärungen jährlich (bis 31.07., mit Steuerberater bis 28.02. übernächstes Jahr): Einkommensteuer mit Anlage S (freiberufliche Einkünfte) oder EÜR, Umsatzsteuer (jährlich/vierteljährlich), KEINE Gewerbesteuer (großer Vorteil!). Empfehlung: Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice) oder Steuerberater (80-250 EUR/Monat, oft günstiger als für Gewerbetreibende).
einfache EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) nutzen - egal wie hoch Ihr Umsatz!
Steuererklärungen jährlich (bis 31.07., mit Steuerberater bis 28.02. übernächstes Jahr): Einkommensteuer mit Anlage S (freiberufliche Einkünfte) oder EÜR, Umsatzsteuer (jährlich/vierteljährlich), KEINE Gewerbesteuer (großer Vorteil!). Empfehlung: Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice) oder Steuerberater (80-250 EUR/Monat, oft günstiger als für Gewerbetreibende).
Optionale Unterlagen
Buchhaltungssoftware-Zugang
Empfohlen für ordentliche Buchhaltung. Software zur Erfassung von Einnahmen, Ausgaben und Erstellung von Steuererklärungen.
Anbieter: sevDesk, Lexoffice, FastBill (ab 8-9 EUR/Monat, speziell für Freiberufler mit Zeiterfassung).
Leistungen: Rechnungserstellung, Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, GoBD-Archivierung.
Vorteil Freiberufler: Immer einfache EÜR (keine Bilanzierungspflicht).
Praxistipp: Legen Sie monatlich ca. 30-40% Ihres Gewinns für Steuern zurück - so vermeiden Sie böse Überraschungen bei Nachzahlungen!
Anbieter: sevDesk, Lexoffice, FastBill (ab 8-9 EUR/Monat, speziell für Freiberufler mit Zeiterfassung).
Leistungen: Rechnungserstellung, Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, GoBD-Archivierung.
Vorteil Freiberufler: Immer einfache EÜR (keine Bilanzierungspflicht).
Praxistipp: Legen Sie monatlich ca. 30-40% Ihres Gewinns für Steuern zurück - so vermeiden Sie böse Überraschungen bei Nachzahlungen!
Steuerberater-Vertrag
Falls Sie einen Steuerberater beauftragen möchten. Vertrag über steuerliche Beratung und Erstellung der Steuererklärungen.
Wo finden: Über Empfehlungen, Steuerberater-Verzeichnis oder online.
Kosten: 80-250 EUR/Monat (oft günstiger als für Gewerbetreibende, Großstädte 120-350 EUR, ländlich 70-180 EUR).
Vorteile: Optimale Steuergestaltung, mehr Zeit fürs Geschäft, verlängerte Abgabefrist bis 28.02.
Praxistipp: Ein Steuerberater kostet 80-250 EUR/Monat, spart aber oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung!
Wo finden: Über Empfehlungen, Steuerberater-Verzeichnis oder online.
Kosten: 80-250 EUR/Monat (oft günstiger als für Gewerbetreibende, Großstädte 120-350 EUR, ländlich 70-180 EUR).
Vorteile: Optimale Steuergestaltung, mehr Zeit fürs Geschäft, verlängerte Abgabefrist bis 28.02.
Praxistipp: Ein Steuerberater kostet 80-250 EUR/Monat, spart aber oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung!
🔍 Länder-Hinweis: Steuerberaterkosten variieren regional: Großstädte (München, Frankfurt, Hamburg) oft teurer (120-350 EUR/Monat), ländliche Regionen günstiger (70-180 EUR/Monat). Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) regelt bundesweit Mindest- und Höchstsätze.
Zuständig: Sie selbst / Steuerberater
10
Berufskammer-Mitgliedschaft prüfen (nur für bestimmte Berufe)
Einige Freiberufler müssen sich bei ihrer
Berufskammer anmelden - gesetzlich vorgeschrieben für bestimmte Berufe.
Pflichtmitgliedschaft: Ärzte (Ärztekammer), Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure (nicht alle Bundesländer), Psychotherapeuten.
KEINE Kammerpflicht: IT-Berater, Designer, Texter, Übersetzer, Lehrer (außer verbeamtet), Journalisten, Künstler.
Beiträge: 100-1.000 EUR/Jahr (variiert stark je nach Kammer und Bundesland).
Leistungen: Berufsaufsicht, Beratung, Weiterbildung.
Berufskammer anmelden - gesetzlich vorgeschrieben für bestimmte Berufe.
Pflichtmitgliedschaft: Ärzte (Ärztekammer), Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure (nicht alle Bundesländer), Psychotherapeuten.
KEINE Kammerpflicht: IT-Berater, Designer, Texter, Übersetzer, Lehrer (außer verbeamtet), Journalisten, Künstler.
Beiträge: 100-1.000 EUR/Jahr (variiert stark je nach Kammer und Bundesland).
Leistungen: Berufsaufsicht, Beratung, Weiterbildung.
Optionale Unterlagen
Kammermitgliedschaft-Bescheid
Nur für bestimmte Freiberufe. Bescheid über Ihre Pflichtmitgliedschaft bei der Berufskammer.
Pflicht für: Ärzte (Ärztekammer), Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Psychotherapeuten, Ingenieure (nicht alle Bundesländer).
Wo bekommen: Wird automatisch von der Kammer nach Berufsausübung/Approbation/Zulassung zugesandt.
Kosten: 100-1.000 EUR/Jahr (variiert stark je Kammer und Bundesland, oft gestaffelt nach Einkommen).
Leistungen: Berufsaufsicht, Beratung, Weiterbildung, Schlichtung.
Praxistipp: Prüfen Sie VOR Tätigkeitsbeginn, ob Kammermitgliedschaft Voraussetzung für Berufsausübung ist (z.B. Ärzte, Anwälte)!
Pflicht für: Ärzte (Ärztekammer), Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Psychotherapeuten, Ingenieure (nicht alle Bundesländer).
Wo bekommen: Wird automatisch von der Kammer nach Berufsausübung/Approbation/Zulassung zugesandt.
Kosten: 100-1.000 EUR/Jahr (variiert stark je Kammer und Bundesland, oft gestaffelt nach Einkommen).
Leistungen: Berufsaufsicht, Beratung, Weiterbildung, Schlichtung.
Praxistipp: Prüfen Sie VOR Tätigkeitsbeginn, ob Kammermitgliedschaft Voraussetzung für Berufsausübung ist (z.B. Ärzte, Anwälte)!
🔍 Länder-Hinweis: Berufskammern sind landesweit organisiert (z.B. Landesärztekammer Bayern, Rechtsanwaltskammer Berlin). Beiträge variieren erheblich zwischen Bundesländern: Ärztekammer Bayern ca. 400-800 EUR/Jahr, Berlin ca. 300-600 EUR/Jahr. Architektenkammer: Pflichtmitgliedschaft nicht in allen Bundesländern (z.B. Bayern Pflicht, Berlin nicht). Ingenieurkammer: Nur in manchen Bundesländern Pflichtmitgliedschaft.
Zuständig: Berufskammer (je nach Beruf)
📋 Steuerliche Anmeldung und laufende Pflichten
Kleinunternehmerregelung (Vorjahresumsatz max. 25.000 EUR netto)Regelbesteuerung (mit Umsatzsteuer)
1
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung wählen
Entscheiden Sie sich für
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG n.F.) oder
Regelbesteuerung. Diese Entscheidung treffen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und bindet Sie für
5 Jahre!
Kleinunternehmer (ab 01.01.2025): Vorjahresumsatz max. 25.000 EUR NETTO und laufendes Jahr max. 100.000 EUR NETTO, keine USt auf Rechnungen (günstiger für Privatkunden), aber kein Vorsteuerabzug.
Regelbesteuerung: USt abführen (19%/7%), aber Vorsteuer-Erstattung bei Ausgaben. Bei hohen Investitionen (Auto, Computer) oft besser!
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG n.F.) oder
Regelbesteuerung. Diese Entscheidung treffen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und bindet Sie für
5 Jahre!
Kleinunternehmer (ab 01.01.2025): Vorjahresumsatz max. 25.000 EUR NETTO und laufendes Jahr max. 100.000 EUR NETTO, keine USt auf Rechnungen (günstiger für Privatkunden), aber kein Vorsteuerabzug.
Regelbesteuerung: USt abführen (19%/7%), aber Vorsteuer-Erstattung bei Ausgaben. Bei hohen Investitionen (Auto, Computer) oft besser!
Zuständig: Sie selbst / Steuerberater
2
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten
Nach Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung erhalten Sie vom Finanzamt Ihre
Steuernummer (2-6 Wochen Bearbeitungszeit). Sie besteht aus 10-13 Ziffern (Format variiert je Bundesland) und muss auf alle Rechnungen.
USt-IdNr. (beginnt mit 'DE' + 9 Ziffern) ist für EU-Geschäfte nötig. Beantragung im Fragebogen oder später beim Bundeszentralamt für Steuern (kostenlos, 1-2 Wochen).
Steuernummer (2-6 Wochen Bearbeitungszeit). Sie besteht aus 10-13 Ziffern (Format variiert je Bundesland) und muss auf alle Rechnungen.
USt-IdNr. (beginnt mit 'DE' + 9 Ziffern) ist für EU-Geschäfte nötig. Beantragung im Fragebogen oder später beim Bundeszentralamt für Steuern (kostenlos, 1-2 Wochen).
Benötigte Unterlagen
Steuernummer
Ihre persönliche Steuernummer für alle Steuererklärungen und Rechnungen.
Wo bekommen: Vom Finanzamt per Post nach Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.
Dauer: 2-6 Wochen (ländlich schneller 2-3 Wochen, Großstadt 5-8 Wochen).
Format: 10-13 Ziffern (variiert je Bundesland).
Verwendung: Pflichtangabe auf allen Rechnungen, für alle Steuererklärungen.
Praxistipp: Kleinunternehmer (§19 UStG) bekommen auch eine Steuernummer, aber oft keine USt-IdNr. (nur auf Antrag).
Wo bekommen: Vom Finanzamt per Post nach Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.
Dauer: 2-6 Wochen (ländlich schneller 2-3 Wochen, Großstadt 5-8 Wochen).
Format: 10-13 Ziffern (variiert je Bundesland).
Verwendung: Pflichtangabe auf allen Rechnungen, für alle Steuererklärungen.
Praxistipp: Kleinunternehmer (§19 UStG) bekommen auch eine Steuernummer, aber oft keine USt-IdNr. (nur auf Antrag).
Optionale Unterlagen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Falls Sie mit EU-Unternehmen Geschäfte machen oder beantragen. Identifikationsnummer für innergemeinschaftliche Geschäfte.
Format: 'DE' + 9 Ziffern (z.B. DE123456789).
Wo bekommen: Beim Bundeszentralamt für Steuern (online auf bzst.de) oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen.
Kosten: Kostenlos.
Dauer: 1-2 Wochen.
Benötigt für: B2B-Geschäfte mit EU-Unternehmen, Reverse-Charge-Verfahren.
Praxistipp: Beantragen Sie die USt-IdNr. gleich im Fragebogen, auch wenn Sie sie noch nicht brauchen - so haben Sie sie für künftige EU-Geschäfte parat!
Format: 'DE' + 9 Ziffern (z.B. DE123456789).
Wo bekommen: Beim Bundeszentralamt für Steuern (online auf bzst.de) oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen.
Kosten: Kostenlos.
Dauer: 1-2 Wochen.
Benötigt für: B2B-Geschäfte mit EU-Unternehmen, Reverse-Charge-Verfahren.
Praxistipp: Beantragen Sie die USt-IdNr. gleich im Fragebogen, auch wenn Sie sie noch nicht brauchen - so haben Sie sie für künftige EU-Geschäfte parat!
🔍 Länder-Hinweis: Steuernummer-Format variiert je nach Bundesland: Bayern: 9 Ziffern (123/456/78901), Berlin: 12 Ziffern (12/345/67890), NRW: 10 Ziffern (123/4567/8901). Die Struktur ist unterschiedlich, aber die Funktion bundesweit gleich. Bearbeitungszeiten: Großstädte oft langsamer (4-6 Wochen), ländliche Finanzämter schneller (2-3 Wochen).
Zuständig: Finanzamt / Bundeszentralamt für Steuern
3
Umsatzsteuervoranmeldung einrichten (nur Regelbesteuerung)
Wenn Sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen Sie regelmäßig
Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) abgeben.
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht!), ab Jahr 3 je nach Zahllast (unter 2.000 EUR jährlich, 2.000-9.000 EUR vierteljährlich, über 9.000 EUR monatlich; Grenze ab 01.01.2025 von 7.500 auf 9.000 EUR angehoben, Bürokratieentlastungsgesetz IV).
Frist: 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung +1 Monat).
Abgabe: Nur digital über ELSTER.
Zahlung: Per Lastschrift oder Überweisung.
Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) abgeben.
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht!), ab Jahr 3 je nach Zahllast (unter 2.000 EUR jährlich, 2.000-9.000 EUR vierteljährlich, über 9.000 EUR monatlich; Grenze ab 01.01.2025 von 7.500 auf 9.000 EUR angehoben, Bürokratieentlastungsgesetz IV).
Frist: 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung +1 Monat).
Abgabe: Nur digital über ELSTER.
Zahlung: Per Lastschrift oder Überweisung.
Benötigte Unterlagen
Umsatzsteuervoranmeldung
Regelmäßige vorläufige Abrechnung der Umsatzsteuer ans Finanzamt.
Wo abgeben: Digital über ELSTER (www.elster.de) oder Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice übermitteln automatisch).
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht!), ab Jahr 3 je nach Zahllast.
Frist: 10. des Folgemonats (z.B. Januar bis 10. Februar), mit Dauerfristverlängerung bis 10. des übernächsten Monats.
Inhalt: Umsätze (19%/7%), Vorsteuern, Differenz = Zahllast oder Erstattung.
Praxistipp: Richten Sie SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt ein - so werden Steuerzahlungen automatisch abgebucht!
Wo abgeben: Digital über ELSTER (www.elster.de) oder Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice übermitteln automatisch).
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht!), ab Jahr 3 je nach Zahllast.
Frist: 10. des Folgemonats (z.B. Januar bis 10. Februar), mit Dauerfristverlängerung bis 10. des übernächsten Monats.
Inhalt: Umsätze (19%/7%), Vorsteuern, Differenz = Zahllast oder Erstattung.
Praxistipp: Richten Sie SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt ein - so werden Steuerzahlungen automatisch abgebucht!
🔍 Länder-Hinweis: Umsatzsteuervoranmeldung ist bundesweit einheitlich geregelt (über ELSTER). Fristen und Regelungen sind bundesweit gleich. Keine regionalen Unterschiede.
Zuständig: Finanzamt (über ELSTER)
4
Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten
Als Selbstständiger zahlen Sie
Einkommensteuer nachträglich nach Steuererklärung. Damit nicht das ganze Jahr steuerfrei bleibt, verlangt das Finanzamt
vierteljährliche Vorauszahlungen (10. März, Juni, September, Dezember). Das Finanzamt schätzt Ihren Gewinn und berechnet die Vorauszahlung.
Beispiel: Bei 30.000 EUR Gewinn ca. 750-1.125 EUR pro Quartal. Bei niedrigerem Verdienst können Sie Herabsetzung beantragen.
Wichtig: Legen Sie monatlich ca. 30-40% des Gewinns für Steuern zurück!
Einkommensteuer nachträglich nach Steuererklärung. Damit nicht das ganze Jahr steuerfrei bleibt, verlangt das Finanzamt
vierteljährliche Vorauszahlungen (10. März, Juni, September, Dezember). Das Finanzamt schätzt Ihren Gewinn und berechnet die Vorauszahlung.
Beispiel: Bei 30.000 EUR Gewinn ca. 750-1.125 EUR pro Quartal. Bei niedrigerem Verdienst können Sie Herabsetzung beantragen.
Wichtig: Legen Sie monatlich ca. 30-40% des Gewinns für Steuern zurück!
Optionale Unterlagen
Vorauszahlungsbescheid
Wird automatisch vom Finanzamt zugesandt. Bescheid über Ihre vierteljährlichen Einkommensteuer-Vorauszahlungen.
Wo bekommen: Vom Finanzamt nach Bearbeitung des Fragebogens oder der Steuererklärung.
Zahlungstermine: 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember (vierteljährlich).
Berechnung: Geschätzter Gewinn x Steuersatz ÷ 4.
Beispiel: 30.000 EUR Gewinn = ca. 750-1.125 EUR/Quartal.
Herabsetzung: Bei niedrigerem Verdienst formlos beim Finanzamt beantragen.
Praxistipp: Legen Sie monatlich 30-40% Ihres Gewinns für Steuern zurück - so haben Sie immer genug für Vorauszahlungen!
Wo bekommen: Vom Finanzamt nach Bearbeitung des Fragebogens oder der Steuererklärung.
Zahlungstermine: 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember (vierteljährlich).
Berechnung: Geschätzter Gewinn x Steuersatz ÷ 4.
Beispiel: 30.000 EUR Gewinn = ca. 750-1.125 EUR/Quartal.
Herabsetzung: Bei niedrigerem Verdienst formlos beim Finanzamt beantragen.
Praxistipp: Legen Sie monatlich 30-40% Ihres Gewinns für Steuern zurück - so haben Sie immer genug für Vorauszahlungen!
🔍 Länder-Hinweis: Einkommensteuer ist bundesweit einheitlich geregelt. Steuersätze und Freibeträge sind bundesweit gleich. Regionale Unterschiede gibt es nicht (außer Kirchensteuer: Bayern/Baden-Württemberg 8%, andere Bundesländer 9% – aber das ist ein Zuschlag auf die Einkommensteuer, keine regionale Steuer).
Zuständig: Finanzamt
5
Gewerbesteuer-Vorauszahlungen leisten (nur Gewerbetreibende)
Wenn Sie ein
Gewerbe betreiben (nicht Freiberufler!), zahlen Sie
Gewerbesteuer ab 24.500 EUR Gewinn/Jahr (Freibetrag).
Höhe: Hängt vom Hebesatz Ihrer Gemeinde ab (250-570%, durchschnittlich 400%).
Berechnung: (Gewinn - 24.500 EUR) x 3,5% x Hebesatz.
Beispiel: 50.000 EUR Gewinn, Hebesatz 400% = ca. 3.570 EUR Gewerbesteuer.
Vorauszahlungen: Vierteljährlich (10. Februar, Mai, August, November). Freiberufler zahlen KEINE Gewerbesteuer!
Gewerbe betreiben (nicht Freiberufler!), zahlen Sie
Gewerbesteuer ab 24.500 EUR Gewinn/Jahr (Freibetrag).
Höhe: Hängt vom Hebesatz Ihrer Gemeinde ab (250-570%, durchschnittlich 400%).
Berechnung: (Gewinn - 24.500 EUR) x 3,5% x Hebesatz.
Beispiel: 50.000 EUR Gewinn, Hebesatz 400% = ca. 3.570 EUR Gewerbesteuer.
Vorauszahlungen: Vierteljährlich (10. Februar, Mai, August, November). Freiberufler zahlen KEINE Gewerbesteuer!
Optionale Unterlagen
Gewerbesteuerbescheid
Nur für Gewerbetreibende (nicht Freiberufler!). Bescheid über Ihre Gewerbesteuer-Vorauszahlungen.
Wo bekommen: Vom Finanzamt nach Bearbeitung der Steuererklärung.
Fällig ab: 24.500 EUR Gewinn/Jahr (Freibetrag).
Berechnung: (Gewinn - 24.500 EUR) x 3,5% Steuermesszahl x Hebesatz der Gemeinde.
Hebesätze: Stark regional unterschiedlich! München 490%, Berlin 410%, kleine Gemeinden 250-350%.
Vorauszahlungen: Vierteljährlich (10. Februar, Mai, August, November).
Praxistipp: Prüfen Sie, ob Sie als Freiberufler gelten könnten - das spart Gewerbesteuer komplett (mehrere tausend EUR/Jahr)!
Wo bekommen: Vom Finanzamt nach Bearbeitung der Steuererklärung.
Fällig ab: 24.500 EUR Gewinn/Jahr (Freibetrag).
Berechnung: (Gewinn - 24.500 EUR) x 3,5% Steuermesszahl x Hebesatz der Gemeinde.
Hebesätze: Stark regional unterschiedlich! München 490%, Berlin 410%, kleine Gemeinden 250-350%.
Vorauszahlungen: Vierteljährlich (10. Februar, Mai, August, November).
Praxistipp: Prüfen Sie, ob Sie als Freiberufler gelten könnten - das spart Gewerbesteuer komplett (mehrere tausend EUR/Jahr)!
🔍 Länder-Hinweis: Gewerbesteuer-Hebesätze variieren SEHR STARK zwischen Gemeinden! Beispiele 2026: München Hebesatz 490%, Berlin 410%, kleine Gemeinden oft 250-350%. Das macht einen großen Unterschied: Bei 30.000 EUR Gewinn über Freibetrag: München ca. 943 EUR Gewerbesteuer, kleine Gemeinde mit 250% nur 481 EUR. Prüfen Sie den Hebesatz Ihrer Gemeinde online (gewerbesteuer-rechner.de).
Zuständig: Finanzamt / Gemeinde
6
Belege sammeln und Aufbewahrungspflicht beachten
Als Selbstständiger müssen Sie alle geschäftlichen
Belege sammeln und aufbewahren - gesetzliche Pflicht!
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge; 6 Jahre für Geschäftsbriefe, E-Mails.
Aufbewahrung: Digital (Scans, PDFs - muss GoBD-konform sein) oder Papier.
Strafen bei Verlust: Schätzung durch Finanzamt (meist ungünstig), Bußgelder bis 10.000 EUR. Nutzen Sie Belegerfassungs-App (in sevDesk, Lexoffice integriert) - fotografieren Sie jeden Beleg sofort!
Belege sammeln und aufbewahren - gesetzliche Pflicht!
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge; 6 Jahre für Geschäftsbriefe, E-Mails.
Aufbewahrung: Digital (Scans, PDFs - muss GoBD-konform sein) oder Papier.
Strafen bei Verlust: Schätzung durch Finanzamt (meist ungünstig), Bußgelder bis 10.000 EUR. Nutzen Sie Belegerfassungs-App (in sevDesk, Lexoffice integriert) - fotografieren Sie jeden Beleg sofort!
Optionale Unterlagen
Digitale Belegarchivierung
Empfohlen für einfache und sichere Aufbewahrung. GoBD-konforme digitale Archivierung aller Geschäftsbelege.
Wo bekommen: Buchhaltungssoftware mit Belegerfassung (sevDesk, Lexoffice, FastBill) - fotografieren Sie Belege mit Smartphone-App, automatische Archivierung.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre Rechnungen/Kontoauszüge, 6 Jahre Geschäftsbriefe.
Frist beginnt: Ende des Kalenderjahres (Beleg 2026 bis 31.12.2036).
Praxistipp: Mit App jeden Beleg sofort fotografieren - dann können Sie Papierbelege wegwerfen und haben alles GoBD-konform archiviert!
Wo bekommen: Buchhaltungssoftware mit Belegerfassung (sevDesk, Lexoffice, FastBill) - fotografieren Sie Belege mit Smartphone-App, automatische Archivierung.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre Rechnungen/Kontoauszüge, 6 Jahre Geschäftsbriefe.
Frist beginnt: Ende des Kalenderjahres (Beleg 2026 bis 31.12.2036).
Praxistipp: Mit App jeden Beleg sofort fotografieren - dann können Sie Papierbelege wegwerfen und haben alles GoBD-konform archiviert!
🔍 Länder-Hinweis: Aufbewahrungspflichten sind bundesweit einheitlich geregelt (HGB, AO). 10 Jahre für Rechnungen, 6 Jahre für Geschäftsbriefe – gilt in ganz Deutschland gleich. GoBD-Anforderungen (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei digitaler Archivierung) sind ebenfalls bundesweit einheitlich.
Zuständig: Sie selbst
7
Jährliche Steuererklärung vorbereiten und abgeben
Jedes Jahr müssen Sie eine
Steuererklärung abgeben - für Selbstständige Pflicht!
Fristen: 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater 28. Februar übernächstes Jahr).
Verspätungszuschlag: 0,25% der Steuer pro Monat (mind. 25 EUR/Monat).
Welche: Einkommensteuererklärung mit Anlage G (Gewerbe) oder S (Freiberufler) + EÜR, Umsatzsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung (nur Gewerbetreibende).
Abgabe: Digital über ELSTER (Pflicht seit 2019!). Nach 3-12 Monaten erhalten Sie Steuerbescheid mit Nachzahlung oder Erstattung.
Steuererklärung abgeben - für Selbstständige Pflicht!
Fristen: 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater 28. Februar übernächstes Jahr).
Verspätungszuschlag: 0,25% der Steuer pro Monat (mind. 25 EUR/Monat).
Welche: Einkommensteuererklärung mit Anlage G (Gewerbe) oder S (Freiberufler) + EÜR, Umsatzsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung (nur Gewerbetreibende).
Abgabe: Digital über ELSTER (Pflicht seit 2019!). Nach 3-12 Monaten erhalten Sie Steuerbescheid mit Nachzahlung oder Erstattung.
Optionale Unterlagen
ELSTER-Zugang
Benötigt für digitale Steuererklärung (Pflicht seit 2019). Online-Zugang zum elektronischen Finanzamt-Portal.
Wo bekommen: Kostenlos registrieren auf www.elster.de, ELSTER-Zertifikat beantragen (2 Wochen Freischaltung).
Verwendung: Abgabe aller Steuererklärungen (Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer), Umsatzsteuervoranmeldungen, Nachrichtenverkehr mit Finanzamt.
Alternative: Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice) übermittelt direkt an ELSTER.
Praxistipp: Beauftragen Sie einen Steuerberater (100-300 EUR/Monat) - spart oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung und Sie haben mehr Zeit fürs Geschäft!
Wo bekommen: Kostenlos registrieren auf www.elster.de, ELSTER-Zertifikat beantragen (2 Wochen Freischaltung).
Verwendung: Abgabe aller Steuererklärungen (Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer), Umsatzsteuervoranmeldungen, Nachrichtenverkehr mit Finanzamt.
Alternative: Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice) übermittelt direkt an ELSTER.
Praxistipp: Beauftragen Sie einen Steuerberater (100-300 EUR/Monat) - spart oft mehr Steuern durch optimale Gestaltung und Sie haben mehr Zeit fürs Geschäft!
🔍 Länder-Hinweis: Steuererklärungspflichten sind bundesweit einheitlich. Fristen und Regelungen sind bundesweit gleich. Bearbeitungszeiten der Finanzämter variieren: Großstädte (Berlin, München, Hamburg) oft 6-12 Monate, ländliche Finanzämter oft schneller (3-6 Monate).
Zuständig: Sie selbst / Steuerberater
8
Rücklagen für Steuerzahlungen bilden
Als Selbstständiger bekommen Sie Einnahmen
brutto (ohne Steuerabzug) - Sie müssen selbst
Rücklagen für Steuerzahlungen bilden! Viele unterschätzen die Steuerlast.
Faustregeln: Freiberufler (Regelbesteuerung) 30-40% des Gewinns, Gewerbetreibende (Regelbesteuerung) 40-50% (wegen Gewerbesteuer), Kleinunternehmer 25-35%.
Beispiel: Bei 50.000 EUR Jahresgewinn als Gewerbetreibender ca. 20.000-25.000 EUR für Steuern zurücklegen! Nutzen Sie Geschäftskonto mit automatischer Steuerrücklage (z.B. Kontist) - berechnet automatisch Steuerlast!
brutto (ohne Steuerabzug) - Sie müssen selbst
Rücklagen für Steuerzahlungen bilden! Viele unterschätzen die Steuerlast.
Faustregeln: Freiberufler (Regelbesteuerung) 30-40% des Gewinns, Gewerbetreibende (Regelbesteuerung) 40-50% (wegen Gewerbesteuer), Kleinunternehmer 25-35%.
Beispiel: Bei 50.000 EUR Jahresgewinn als Gewerbetreibender ca. 20.000-25.000 EUR für Steuern zurücklegen! Nutzen Sie Geschäftskonto mit automatischer Steuerrücklage (z.B. Kontist) - berechnet automatisch Steuerlast!
Optionale Unterlagen
Steuerrücklagen-Konto
Empfohlen zur Vermeidung von Liquiditätsengpässen. Separates Konto oder Funktion im Geschäftskonto für Steuerrücklagen.
Wo: Geschäftskonten mit automatischer Steuerrücklage (Kontist berechnet automatisch und legt zurück) oder separates Tagesgeldkonto.
Faustregeln: Freiberufler 30-40% des Gewinns, Gewerbetreibende 40-50%, Kleinunternehmer 25-35%.
Beispiel: 50.000 EUR Gewinn (Gewerbe) = 20.000-25.000 EUR Rücklagen.
Praxistipp: Überweisen Sie monatlich einen festen Prozentsatz auf das Rücklagenkonto - so haben Sie immer genug für Vorauszahlungen und Nachzahlungen!
Wo: Geschäftskonten mit automatischer Steuerrücklage (Kontist berechnet automatisch und legt zurück) oder separates Tagesgeldkonto.
Faustregeln: Freiberufler 30-40% des Gewinns, Gewerbetreibende 40-50%, Kleinunternehmer 25-35%.
Beispiel: 50.000 EUR Gewinn (Gewerbe) = 20.000-25.000 EUR Rücklagen.
Praxistipp: Überweisen Sie monatlich einen festen Prozentsatz auf das Rücklagenkonto - so haben Sie immer genug für Vorauszahlungen und Nachzahlungen!
🔍 Länder-Hinweis: Steuersätze sind bundesweit einheitlich (Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag). Kirchensteuer: Bayern/Baden-Württemberg 8%, andere Bundesländer 9%. Gewerbesteuer variiert stark je nach Gemeinde (siehe Schritt 5). Insgesamt kann die Steuerlast je nach Wohnort um 5-10% variieren!
Zuständig: Sie selbst
9
Betriebsprüfung vorbereiten (kann jederzeit erfolgen)
Das Finanzamt kann jederzeit eine
Betriebsprüfung (Außenprüfung) ankündigen - gründliche Überprüfung Ihrer Buchhaltung. Bei Kleinunternehmen (unter 800.000 EUR Umsatz) selten, aber möglich.
Wann: Alle 5-10 Jahre routinemäßig, bei Auffälligkeiten oder Hinweisen.
Ablauf: Ankündigung 4-8 Wochen vorher, Prüfer kommen in Geschäftsräume (oder zu Steuerberater), prüfen Buchhaltung 3-5 Jahre zurück (1 Tag bis mehrere Wochen).
Strafen bei Fehlern: Nachzahlung + 6% Zinsen/Jahr, bei Fahrlässigkeit bis 10% Zuschlag, bei Vorsatz Strafe.
Betriebsprüfung (Außenprüfung) ankündigen - gründliche Überprüfung Ihrer Buchhaltung. Bei Kleinunternehmen (unter 800.000 EUR Umsatz) selten, aber möglich.
Wann: Alle 5-10 Jahre routinemäßig, bei Auffälligkeiten oder Hinweisen.
Ablauf: Ankündigung 4-8 Wochen vorher, Prüfer kommen in Geschäftsräume (oder zu Steuerberater), prüfen Buchhaltung 3-5 Jahre zurück (1 Tag bis mehrere Wochen).
Strafen bei Fehlern: Nachzahlung + 6% Zinsen/Jahr, bei Fahrlässigkeit bis 10% Zuschlag, bei Vorsatz Strafe.
Optionale Unterlagen
Vollständige Buchhaltungsunterlagen
Falls Betriebsprüfung angekündigt wird. Komplette Buchhaltung, Belege, Kontoauszüge, Verträge für die Betriebsprüfung.
Was bereitstellen: Komplette Buchhaltung (digital oder Ordner), alle Belege (Rechnungen, Quittungen), Kontoauszüge, Verträge, Geschäftsunterlagen.
Prüfungszeitraum: Meist 3-5 Jahre zurück.
Dauer: 1 Tag bis mehrere Wochen (je nach Größe).
Ergebnis: Prüfbericht, ggf. Nachzahlungen oder Strafen.
Strafen: Nachzahlung + 6% Zinsen/Jahr, bei Fahrlässigkeit bis 10% Zuschlag, bei Vorsatz Geldstrafe oder Gefängnis.
Praxistipp: Führen Sie ordentliche Buchhaltung und bewahren Sie alle Belege GoBD-konform auf - dann haben Sie nichts zu befürchten!
Was bereitstellen: Komplette Buchhaltung (digital oder Ordner), alle Belege (Rechnungen, Quittungen), Kontoauszüge, Verträge, Geschäftsunterlagen.
Prüfungszeitraum: Meist 3-5 Jahre zurück.
Dauer: 1 Tag bis mehrere Wochen (je nach Größe).
Ergebnis: Prüfbericht, ggf. Nachzahlungen oder Strafen.
Strafen: Nachzahlung + 6% Zinsen/Jahr, bei Fahrlässigkeit bis 10% Zuschlag, bei Vorsatz Geldstrafe oder Gefängnis.
Praxistipp: Führen Sie ordentliche Buchhaltung und bewahren Sie alle Belege GoBD-konform auf - dann haben Sie nichts zu befürchten!
🔍 Länder-Hinweis: Betriebsprüfungen sind bundesweit einheitlich geregelt (Abgabenordnung). Häufigkeit und Ablauf sind bundesweit gleich. Regionale Unterschiede gibt es nicht, aber Finanzämter in Großstädten haben mehr Prüfer und prüfen häufiger als ländliche Finanzämter.
Zuständig: Finanzamt (Betriebsprüfung)
10
Steueroptimierung und Betriebsausgaben nutzen
Nutzen Sie alle Möglichkeiten zur
Steueroptimierung! Als Selbstständiger können Sie viele Ausgaben als
Betriebsausgaben absetzen - das senkt Gewinn und Steuerlast erheblich.
Typische Betriebsausgaben: Büromaterial, Computer, Software, Telefon, Internet, Fortbildungen, Fahrtkosten, Geschäftsreisen, Miete (Büro/Arbeitszimmer anteilig), Versicherungen, Steuerberater, Kontoführung, Werbung, Bewirtung (70% absetzbar), Geschenke (bis 50 EUR).
Abschreibungen: Größere Anschaffungen über Jahre abschreiben (Computer 3 Jahre, Möbel 13 Jahre, PKW 6 Jahre).
GWG bis 800 EUR sofort voll absetzbar. Homeoffice-Pauschale 6 EUR/Tag (max. 1.260 EUR/Jahr 2026).
Steueroptimierung! Als Selbstständiger können Sie viele Ausgaben als
Betriebsausgaben absetzen - das senkt Gewinn und Steuerlast erheblich.
Typische Betriebsausgaben: Büromaterial, Computer, Software, Telefon, Internet, Fortbildungen, Fahrtkosten, Geschäftsreisen, Miete (Büro/Arbeitszimmer anteilig), Versicherungen, Steuerberater, Kontoführung, Werbung, Bewirtung (70% absetzbar), Geschenke (bis 50 EUR).
Abschreibungen: Größere Anschaffungen über Jahre abschreiben (Computer 3 Jahre, Möbel 13 Jahre, PKW 6 Jahre).
GWG bis 800 EUR sofort voll absetzbar. Homeoffice-Pauschale 6 EUR/Tag (max. 1.260 EUR/Jahr 2026).
Optionale Unterlagen
Belegsammlung Betriebsausgaben
Empfohlen für maximale Steuerersparnis. Systematische Sammlung aller Belege für betriebliche Ausgaben.
Was sammeln: Büromaterial, Computer, Software, Telefon, Internet, Fachliteratur, Fortbildungen, Fahrtkosten, Geschäftsreisen (Hotel, Verpflegung), Miete (Büro/Arbeitszimmer), Versicherungen, Steuerberater, Kontoführung, Werbung, Bewirtung (70% absetzbar), Geschenke (bis 50 EUR/Person).
Abschreibungen (AfA): Computer/Software 3 Jahre, Möbel 13 Jahre, PKW 6 Jahre.
GWG: Bis 800 EUR netto sofort voll absetzbar.
Homeoffice: 6 EUR/Tag max. 1.260 EUR/Jahr.
Praxistipp: Sammeln Sie ALLE Belege - selbst Kleinigkeiten summieren sich! Steuerberater findet oft noch mehr Einsparpotenzial.
Was sammeln: Büromaterial, Computer, Software, Telefon, Internet, Fachliteratur, Fortbildungen, Fahrtkosten, Geschäftsreisen (Hotel, Verpflegung), Miete (Büro/Arbeitszimmer), Versicherungen, Steuerberater, Kontoführung, Werbung, Bewirtung (70% absetzbar), Geschenke (bis 50 EUR/Person).
Abschreibungen (AfA): Computer/Software 3 Jahre, Möbel 13 Jahre, PKW 6 Jahre.
GWG: Bis 800 EUR netto sofort voll absetzbar.
Homeoffice: 6 EUR/Tag max. 1.260 EUR/Jahr.
Praxistipp: Sammeln Sie ALLE Belege - selbst Kleinigkeiten summieren sich! Steuerberater findet oft noch mehr Einsparpotenzial.
🔍 Länder-Hinweis: Betriebsausgaben-Regelungen sind bundesweit einheitlich. Was absetzbar ist, regelt das Einkommensteuergesetz (EStG) bundesweit gleich. Regionale Unterschiede gibt es nicht. Allerdings: Steuerberater in Großstädten kennen oft mehr Gestaltungsmöglichkeiten (Erfahrung mit vielen Mandanten), ländliche Steuerberater sind aber oft günstiger.
Zuständig: Sie selbst / Steuerberater
11
Umsatzsteuer-Voranmeldung einrichten
Neue Unternehmer müssen in den
ersten 2 Jahren monatlich eine
Umsatzsteuer-Voranmeldung über
ELSTER abgeben (Frist: 10. des Folgemonats). Ab dem 3. Jahr ist ggf. ein Wechsel zur vierteljährlichen Abgabe möglich, wenn die Vorjahres-Umsatzsteuer unter
9.000 EUR lag (ab 01.01.2025 angehoben; vorher 7.500 EUR). Nicht vergessen: Beantragen Sie die
dauerhafte Fristverlängerung – gegen eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer erhalten Sie einen Monat mehr Zeit für jede Voranmeldung. Für Kleinstunternehmer (Vorjahres-USt unter 2.000 EUR) kann das Finanzamt von der Voranmeldungspflicht befreien.
ersten 2 Jahren monatlich eine
Umsatzsteuer-Voranmeldung über
ELSTER abgeben (Frist: 10. des Folgemonats). Ab dem 3. Jahr ist ggf. ein Wechsel zur vierteljährlichen Abgabe möglich, wenn die Vorjahres-Umsatzsteuer unter
9.000 EUR lag (ab 01.01.2025 angehoben; vorher 7.500 EUR). Nicht vergessen: Beantragen Sie die
dauerhafte Fristverlängerung – gegen eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer erhalten Sie einen Monat mehr Zeit für jede Voranmeldung. Für Kleinstunternehmer (Vorjahres-USt unter 2.000 EUR) kann das Finanzamt von der Voranmeldungspflicht befreien.
Benötigte Unterlagen
Umsatzsteuer-Voranmeldung (ELSTER)
Regelmäßige elektronische Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt.
Wo abgeben: Digital über ELSTER (www.elster.de) oder direkt aus der Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice).
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht), ab Jahr 3 ggf. quartalsweise (Vorjahres-USt 2.000-9.000 EUR) oder jährlich (Vorjahres-USt unter 2.000 EUR); Grenze seit 01.01.2025 von 7.500 auf 9.000 EUR erhöht (Bürokratieentlastungsgesetz IV).
Frist: 10. des Folgemonats; mit Dauerfristverlängerung 10. des übernächsten Monats.
Kosten Dauerfristverlängerung: Sondervorauszahlung 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer (wird am Jahresende verrechnet).
Praxistipp: Richten Sie die Dauerfristverlängerung sofort nach Gründung ein – so haben Sie immer einen Monat Puffer und vermeiden Verspätungszuschläge.
Praxistipp: Richten Sie ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt ein, damit Zahlungen automatisch abgebucht werden.
Wo abgeben: Digital über ELSTER (www.elster.de) oder direkt aus der Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice).
Häufigkeit: Erste 2 Jahre monatlich (Pflicht), ab Jahr 3 ggf. quartalsweise (Vorjahres-USt 2.000-9.000 EUR) oder jährlich (Vorjahres-USt unter 2.000 EUR); Grenze seit 01.01.2025 von 7.500 auf 9.000 EUR erhöht (Bürokratieentlastungsgesetz IV).
Frist: 10. des Folgemonats; mit Dauerfristverlängerung 10. des übernächsten Monats.
Kosten Dauerfristverlängerung: Sondervorauszahlung 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer (wird am Jahresende verrechnet).
Praxistipp: Richten Sie die Dauerfristverlängerung sofort nach Gründung ein – so haben Sie immer einen Monat Puffer und vermeiden Verspätungszuschläge.
Praxistipp: Richten Sie ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt ein, damit Zahlungen automatisch abgebucht werden.
🔍 Länder-Hinweis: Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bundesweit einheitlich über ELSTER geregelt. Fristen und Regelungen gelten in ganz Deutschland gleich. Keine regionalen Unterschiede.
Zuständig: Finanzamt (über ELSTER)
12
Impressumspflicht nach §5 DDG und Datenschutzerklärung beachten
Seit dem
14. Mai 2024 gilt das
Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) – es hat das Telemediengesetz (TMG) abgelöst. Die Impressumspflicht ist jetzt in
§5 DDG geregelt (Inhalt gegenüber §5 TMG unverändert, nur die Rechtsgrundlage änderte sich).
Pflichtangaben im Impressum: Vollständiger Name und Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (oder Kontaktformular mit 60-Minuten-Antwortpflicht), bei GmbH/UG/AG: Handelsregisternummer und zuständiges Amtsgericht, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden), bei erlaubnispflichtigen Gewerben: zuständige Aufsichtsbehörde.
Achtung: Fehlendes oder fehlerhaftes Impressum ist eine Ordnungswidrigkeit und löst erhebliches
Abmahnrisiko aus. Zusätzlich ist eine
Datenschutzerklärung nach DSGVO (Art. 13, 14 DSGVO) auf jeder Website Pflicht – auch bei kleinen Unternehmens-Websites.
Praxistipp: Überprüfen Sie Ihr Impressum auf korrekte Rechtsgrundlage (§5 DDG statt §5 TMG) und nutzen Sie einen DSGVO-konformen Datenschutzerklärungsgenerator (z.B. von Trusted Shops oder eRecht24).
14. Mai 2024 gilt das
Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) – es hat das Telemediengesetz (TMG) abgelöst. Die Impressumspflicht ist jetzt in
§5 DDG geregelt (Inhalt gegenüber §5 TMG unverändert, nur die Rechtsgrundlage änderte sich).
Pflichtangaben im Impressum: Vollständiger Name und Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (oder Kontaktformular mit 60-Minuten-Antwortpflicht), bei GmbH/UG/AG: Handelsregisternummer und zuständiges Amtsgericht, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden), bei erlaubnispflichtigen Gewerben: zuständige Aufsichtsbehörde.
Achtung: Fehlendes oder fehlerhaftes Impressum ist eine Ordnungswidrigkeit und löst erhebliches
Abmahnrisiko aus. Zusätzlich ist eine
Datenschutzerklärung nach DSGVO (Art. 13, 14 DSGVO) auf jeder Website Pflicht – auch bei kleinen Unternehmens-Websites.
Praxistipp: Überprüfen Sie Ihr Impressum auf korrekte Rechtsgrundlage (§5 DDG statt §5 TMG) und nutzen Sie einen DSGVO-konformen Datenschutzerklärungsgenerator (z.B. von Trusted Shops oder eRecht24).
Benötigte Unterlagen
Impressum nach §5 DDG
Pflichtangaben auf Ihrer Unternehmenswebsite gemäß §5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG, in Kraft seit 14.05.2024, ersetzt §5 TMG).
Inhalt: Vollständiger Name/Firma und Anschrift, E-Mail und Telefonnummer, bei GmbH/UG/AG: Handelsregisternummer + zuständiges Amtsgericht, USt-IdNr. (falls vorhanden), bei erlaubnispflichtigen Gewerben: zuständige Aufsichtsbehörde.
Wo erstellen: Selbst oder mit Impressum-Generator (eRecht24, Trusted Shops).
Kosten: Kostenlos (Generatoren online verfügbar).
Abmahnrisiko: Fehlendes oder fehlerhaftes Impressum kostet 500–1.500 EUR bei Abmahnung durch Mitbewerber.
Praxistipp: Bestehende Impressen nur von §5 TMG auf §5 DDG umstellen – inhaltlich ändert sich nichts, aber die Rechtsgrundlage muss aktuell sein!
Inhalt: Vollständiger Name/Firma und Anschrift, E-Mail und Telefonnummer, bei GmbH/UG/AG: Handelsregisternummer + zuständiges Amtsgericht, USt-IdNr. (falls vorhanden), bei erlaubnispflichtigen Gewerben: zuständige Aufsichtsbehörde.
Wo erstellen: Selbst oder mit Impressum-Generator (eRecht24, Trusted Shops).
Kosten: Kostenlos (Generatoren online verfügbar).
Abmahnrisiko: Fehlendes oder fehlerhaftes Impressum kostet 500–1.500 EUR bei Abmahnung durch Mitbewerber.
Praxistipp: Bestehende Impressen nur von §5 TMG auf §5 DDG umstellen – inhaltlich ändert sich nichts, aber die Rechtsgrundlage muss aktuell sein!
Datenschutzerklärung nach DSGVO
Pflichtangaben auf Ihrer Website nach Art. 13/14 DSGVO und §25 TDDDG (vormals TTDSG).
Inhalt: Verantwortlicher (Name, Adresse), Zweck der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen, Empfänger von Daten, Speicherdauer, Rechte der Betroffenen (Auskunft, Löschung, Widerspruch), Cookies und Tracking (Einwilligung erforderlich).
Wo erstellen: DSGVO-Generatoren (Trusted Shops, eRecht24, Datenschutz.org).
Kosten: Kostenlos (Basisversion), kostenpflichtige Varianten 30–100 EUR/Jahr mit Update-Service.
Praxistipp: Nutzen Sie einen Update-Service – DSGVO und ePrivacy ändern sich regelmäßig, und eine veraltete Datenschutzerklärung ist ebenfalls abmahnbar!
Inhalt: Verantwortlicher (Name, Adresse), Zweck der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen, Empfänger von Daten, Speicherdauer, Rechte der Betroffenen (Auskunft, Löschung, Widerspruch), Cookies und Tracking (Einwilligung erforderlich).
Wo erstellen: DSGVO-Generatoren (Trusted Shops, eRecht24, Datenschutz.org).
Kosten: Kostenlos (Basisversion), kostenpflichtige Varianten 30–100 EUR/Jahr mit Update-Service.
Praxistipp: Nutzen Sie einen Update-Service – DSGVO und ePrivacy ändern sich regelmäßig, und eine veraltete Datenschutzerklärung ist ebenfalls abmahnbar!
🔍 Länder-Hinweis: Impressumspflicht und DSGVO sind bundesweit einheitlich geregelt (§5 DDG gilt in ganz Deutschland, DSGVO ist EU-weit einheitlich). Keine regionalen Unterschiede. Abmahnungen werden von Mitbewerbern und Verbänden bundesweit ausgesprochen.
Zuständig: Sie selbst / Rechtsanwalt
13
E-Rechnungspflicht vorbereiten und umsetzen
Die E-Rechnungspflicht greift gestaffelt in drei Stufen (§14 UStG i.d.F. Wachstumschancengesetz 2024):
Ab 01.01.2025 (bereits in Kraft): Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – jedes Unternehmen MUSS E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.
Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR (B2B-Inlandsgeschäfte).
Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Inlandsrechnungen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahme bis 01.01.2028: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR können bis dahin noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen senden (sofern Empfänger zustimmt).
Nicht betroffen: B2C-Rechnungen (an Endverbraucher) und steuerfreie Umsätze nach §4 UStG. Erlaubte Formate:
XRechnung (reines XML, für öffentliche Auftraggeber bereits seit 2020 Pflicht) und
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format: PDF + eingebettetes XML – beides wird akzeptiert).
Praxistipp: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice, DATEV) E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und lesen kann – die Empfangspflicht gilt bereits seit 01.01.2025!
Ab 01.01.2025 (bereits in Kraft): Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – jedes Unternehmen MUSS E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.
Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR (B2B-Inlandsgeschäfte).
Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Inlandsrechnungen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahme bis 01.01.2028: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR können bis dahin noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen senden (sofern Empfänger zustimmt).
Nicht betroffen: B2C-Rechnungen (an Endverbraucher) und steuerfreie Umsätze nach §4 UStG. Erlaubte Formate:
XRechnung (reines XML, für öffentliche Auftraggeber bereits seit 2020 Pflicht) und
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format: PDF + eingebettetes XML – beides wird akzeptiert).
Praxistipp: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexoffice, DATEV) E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und lesen kann – die Empfangspflicht gilt bereits seit 01.01.2025!
Benötigte Unterlagen
E-Rechnungs-fähige Buchhaltungssoftware
Software zur Verarbeitung (Empfang, Lesen, Archivierung) und Ausstellung von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Stufenfristen E-Rechnungspflicht: (1) Ab 01.01.2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen im Inland – BEREITS GÜLTIG. (2) Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR. (3) Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für ALLE B2B-Inlandsrechnungen.
Ausnahmen: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR können bis 01.01.2028 noch andere Formate senden. Nicht betroffen: B2C (Endverbraucher) und steuerfreie Umsätze nach §4 UStG.
Erlaubte Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ≥2.0.1 (PDF + eingebettetes XML) – beide Formate werden akzeptiert.
Geeignete Software: sevDesk, Lexoffice, FastBill, DATEV, Billomat (viele unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits).
Kosten: 8–50 EUR/Monat je nach Anbieter.
Praxistipp: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter explizit, ob XRechnung und ZUGFeRD ≥2.0.1 unterstützt werden – nicht alle günstigen Pakete enthalten dies standardmäßig!
Stufenfristen E-Rechnungspflicht: (1) Ab 01.01.2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen im Inland – BEREITS GÜLTIG. (2) Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR. (3) Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für ALLE B2B-Inlandsrechnungen.
Ausnahmen: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR können bis 01.01.2028 noch andere Formate senden. Nicht betroffen: B2C (Endverbraucher) und steuerfreie Umsätze nach §4 UStG.
Erlaubte Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ≥2.0.1 (PDF + eingebettetes XML) – beide Formate werden akzeptiert.
Geeignete Software: sevDesk, Lexoffice, FastBill, DATEV, Billomat (viele unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits).
Kosten: 8–50 EUR/Monat je nach Anbieter.
Praxistipp: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter explizit, ob XRechnung und ZUGFeRD ≥2.0.1 unterstützt werden – nicht alle günstigen Pakete enthalten dies standardmäßig!
🔍 Länder-Hinweis: E-Rechnungspflicht ist bundesweit einheitlich geregelt (§14 UStG i.d.F. des Wachstumschancengesetzes 2024). Fristen und Formate gelten in ganz Deutschland gleich. Keine regionalen Unterschiede.
Zuständig: Sie selbst / Softwareanbieter / Steuerberater
📋 Gewerbe abmelden
1
Abmeldeformular GewA3 ausfüllen
Beim
Gewerbeamt (Ordnungsamt/Stadtverwaltung) muss das Formular
GewA3 (Gewerbeabmeldeformular) eingereicht werden. Die Abmeldung ist persönlich vor Ort, per Post oder online (falls von der Gemeinde angeboten) möglich.
Frist: Unverzüglich nach Betriebsaufgabe – eine rückwirkende Abmeldung ist möglich, aber Verspätungen können als Ordnungswidrigkeit gewertet werden.
Gebühr: Ca. 15–30 EUR je nach Gemeinde. Nach erfolgreicher Abmeldung erhalten Sie eine
Abmeldebestätigung, die Sie für weitere Behördengänge benötigen.
Gewerbeamt (Ordnungsamt/Stadtverwaltung) muss das Formular
GewA3 (Gewerbeabmeldeformular) eingereicht werden. Die Abmeldung ist persönlich vor Ort, per Post oder online (falls von der Gemeinde angeboten) möglich.
Frist: Unverzüglich nach Betriebsaufgabe – eine rückwirkende Abmeldung ist möglich, aber Verspätungen können als Ordnungswidrigkeit gewertet werden.
Gebühr: Ca. 15–30 EUR je nach Gemeinde. Nach erfolgreicher Abmeldung erhalten Sie eine
Abmeldebestätigung, die Sie für weitere Behördengänge benötigen.
Benötigte Unterlagen
GewA3 (Gewerbeabmeldeformular)
Amtliches Formular zur Abmeldung des Gewerbes beim Gewerbeamt.
Wo bekommen: Beim Gewerbeamt (Ordnungsamt) vor Ort oder als Download auf der Gemeinde-Website.
Kosten: Keine Kosten für das Formular; Abmeldegebühr 15–30 EUR je nach Gemeinde.
Inhalt: Name, Adresse, Gewerbeart, Datum der Betriebsaufgabe.
Praxistipp: Bewahren Sie die Abmeldebestätigung sorgfältig auf – Sie benötigen sie für Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und ggf. IHK/HWK.
Wo bekommen: Beim Gewerbeamt (Ordnungsamt) vor Ort oder als Download auf der Gemeinde-Website.
Kosten: Keine Kosten für das Formular; Abmeldegebühr 15–30 EUR je nach Gemeinde.
Inhalt: Name, Adresse, Gewerbeart, Datum der Betriebsaufgabe.
Praxistipp: Bewahren Sie die Abmeldebestätigung sorgfältig auf – Sie benötigen sie für Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und ggf. IHK/HWK.
Personalausweis
Gültiger Personalausweis als Identitätsnachweis.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Bei Abmeldung durch eine bevollmächtigte Person auch Vollmacht mitbringen.
Praxistipp: Bei Ausländern: Aufenthaltstitel mitbringen.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Bei Abmeldung durch eine bevollmächtigte Person auch Vollmacht mitbringen.
Praxistipp: Bei Ausländern: Aufenthaltstitel mitbringen.
Gewerbeschein (falls vorhanden)
Original-Gewerbeschein aus der Gewerbeanmeldung.
Wo bekommen: Liegt bei Ihren Unterlagen von der ursprünglichen Gewerbeanmeldung.
Kosten: Keine.
Hinweis: Nicht zwingend erforderlich, aber manche Ämter verlangen die Rückgabe des Originals.
Praxistipp: Fragen Sie vorab telefonisch beim Gewerbeamt, ob der Original-Gewerbeschein zur Abmeldung mitgebracht werden muss.
Wo bekommen: Liegt bei Ihren Unterlagen von der ursprünglichen Gewerbeanmeldung.
Kosten: Keine.
Hinweis: Nicht zwingend erforderlich, aber manche Ämter verlangen die Rückgabe des Originals.
Praxistipp: Fragen Sie vorab telefonisch beim Gewerbeamt, ob der Original-Gewerbeschein zur Abmeldung mitgebracht werden muss.
🔍 Länder-Hinweis: Die Gebühr für die Gewerbeabmeldung variiert regional: Berlin ca. 15 EUR, München 20–30 EUR, kleine Gemeinden teils kostenlos oder bis 25 EUR. Online-Abmeldung ist nur in manchen Städten möglich (z.B. Berlin, einige NRW-Städte). In ländlichen Gebieten meist nur persönlich oder per Post.
Zuständig: Gewerbeamt (Ordnungsamt / Stadtverwaltung)
2
Finanzamt informieren
Das Finanzamt muss über die
Betriebsaufgabe informiert werden. Zusätzlich ist die letzte
Steuererklärung zu erstellen: Entweder eine
Aufgabebilanz (bei bilanzierungspflichtigen Betrieben) oder eine abschließende
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wichtig: Bei einem
Aufgabegewinn (z.B. durch Verkauf des Firmennamens, stiller Reserven oder Betriebsvermögen) kann eine erhebliche Steuerlast entstehen –
Steuerberatung wird empfohlen. Der ermäßigte Steuersatz (§34 EStG, sog. Fünftelregelung) kann unter Umständen genutzt werden.
Betriebsaufgabe informiert werden. Zusätzlich ist die letzte
Steuererklärung zu erstellen: Entweder eine
Aufgabebilanz (bei bilanzierungspflichtigen Betrieben) oder eine abschließende
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wichtig: Bei einem
Aufgabegewinn (z.B. durch Verkauf des Firmennamens, stiller Reserven oder Betriebsvermögen) kann eine erhebliche Steuerlast entstehen –
Steuerberatung wird empfohlen. Der ermäßigte Steuersatz (§34 EStG, sog. Fünftelregelung) kann unter Umständen genutzt werden.
Benötigte Unterlagen
Formlose schriftliche Mitteilung an das Finanzamt
Schriftliche Benachrichtigung des Finanzamts über die Betriebsaufgabe.
Inhalt: Name, Steuernummer, Datum der Betriebsaufgabe, Erklärung dass das Gewerbe aufgegeben wurde.
Wo abgeben: Per Post, Fax oder über ELSTER-Postfach ans zuständige Finanzamt.
Kosten: Keine.
Dauer: Finanzamt reagiert i.d.R. mit Fragebogen oder Aufforderung zur letzten Steuererklärung.
Praxistipp: Senden Sie die Mitteilung zeitnah nach der Gewerbeabmeldung – das Finanzamt stellt sonst weiter Vorauszahlungsbescheide aus.
Inhalt: Name, Steuernummer, Datum der Betriebsaufgabe, Erklärung dass das Gewerbe aufgegeben wurde.
Wo abgeben: Per Post, Fax oder über ELSTER-Postfach ans zuständige Finanzamt.
Kosten: Keine.
Dauer: Finanzamt reagiert i.d.R. mit Fragebogen oder Aufforderung zur letzten Steuererklärung.
Praxistipp: Senden Sie die Mitteilung zeitnah nach der Gewerbeabmeldung – das Finanzamt stellt sonst weiter Vorauszahlungsbescheide aus.
Letzte EÜR oder Aufgabebilanz
Abschließende Gewinnermittlung für das Jahr der Betriebsaufgabe.
EÜR: Für Kleingewerbetreibende ohne Bilanzierungspflicht.
Aufgabebilanz: Für bilanzierende Betriebe – enthält Aufdeckung stiller Reserven.
Wo erstellen: Über ELSTER selbst oder durch Steuerberater.
Kosten Steuerberater: Einmalig 300–800 EUR für abschließende Steuererklärung.
Praxistipp: Bei einem Aufgabegewinn unbedingt Steuerberater konsultieren – der ermäßigte Steuersatz (§34 EStG, Fünftelregelung) kann die Steuerlast erheblich senken!
EÜR: Für Kleingewerbetreibende ohne Bilanzierungspflicht.
Aufgabebilanz: Für bilanzierende Betriebe – enthält Aufdeckung stiller Reserven.
Wo erstellen: Über ELSTER selbst oder durch Steuerberater.
Kosten Steuerberater: Einmalig 300–800 EUR für abschließende Steuererklärung.
Praxistipp: Bei einem Aufgabegewinn unbedingt Steuerberater konsultieren – der ermäßigte Steuersatz (§34 EStG, Fünftelregelung) kann die Steuerlast erheblich senken!
Zuständig: Finanzamt
3
Krankenkasse auf Pflichtversicherung prüfen
Nach der Gewerbeaufgabe ändert sich Ihr
Krankenversicherungsstatus: Wer als Arbeitnehmer eine neue Stelle antritt, wird automatisch wieder
GKV-pflichtversichert. Wer weiterhin selbstständig tätig ist oder keine neue Beschäftigung aufnimmt, kann sich
freiwillig in der GKV versichern oder in der PKV bleiben. Informieren Sie Ihre Krankenkasse unverzüglich über den Statuswechsel, um Beitragsnachzahlungen oder Lücken im Versicherungsschutz zu vermeiden.
Krankenversicherungsstatus: Wer als Arbeitnehmer eine neue Stelle antritt, wird automatisch wieder
GKV-pflichtversichert. Wer weiterhin selbstständig tätig ist oder keine neue Beschäftigung aufnimmt, kann sich
freiwillig in der GKV versichern oder in der PKV bleiben. Informieren Sie Ihre Krankenkasse unverzüglich über den Statuswechsel, um Beitragsnachzahlungen oder Lücken im Versicherungsschutz zu vermeiden.
Benötigte Unterlagen
Abmeldebestätigung Gewerbeamt
Bestätigung der Gewerbeabmeldung als Nachweis der Betriebsaufgabe gegenüber der Krankenkasse.
Wo bekommen: Beim Gewerbeamt direkt nach der Abmeldung.
Kosten: Im Abmeldegebühr enthalten.
Dauer: Sofort bei persönlicher Abmeldung, per Post 1–2 Wochen.
Praxistipp: Reichen Sie die Abmeldebestätigung möglichst schnell bei der Krankenkasse ein, damit Ihr Beitrag korrekt ab dem Aufgabedatum berechnet wird.
Wo bekommen: Beim Gewerbeamt direkt nach der Abmeldung.
Kosten: Im Abmeldegebühr enthalten.
Dauer: Sofort bei persönlicher Abmeldung, per Post 1–2 Wochen.
Praxistipp: Reichen Sie die Abmeldebestätigung möglichst schnell bei der Krankenkasse ein, damit Ihr Beitrag korrekt ab dem Aufgabedatum berechnet wird.
Zuständig: Krankenkasse (GKV oder PKV)
4
Weitere Abmeldungen veranlassen
Nach der Gewerbeabmeldung beim Gewerbeamt sind weitere Stellen zu informieren: Die
IHK/HWK-Mitgliedschaft endet automatisch mit der Gewerbeabmeldung (eine formlose Mitteilung ist dennoch empfehlenswert, um Beitragsstreitigkeiten zu vermeiden). Die
Berufsgenossenschaft muss aktiv abgemeldet werden. Falls im Rahmen des Gewerbes Kreditlinien oder Konten bei Auskunfteien wie
SCHUFA geführt wurden, kann eine Information über die Betriebsaufgabe sinnvoll sein, um Ihre Bonität zu bereinigen.
IHK/HWK-Mitgliedschaft endet automatisch mit der Gewerbeabmeldung (eine formlose Mitteilung ist dennoch empfehlenswert, um Beitragsstreitigkeiten zu vermeiden). Die
Berufsgenossenschaft muss aktiv abgemeldet werden. Falls im Rahmen des Gewerbes Kreditlinien oder Konten bei Auskunfteien wie
SCHUFA geführt wurden, kann eine Information über die Betriebsaufgabe sinnvoll sein, um Ihre Bonität zu bereinigen.
Benötigte Unterlagen
Abmeldebestätigung Gewerbeamt
Bestätigung der Gewerbeabmeldung – Nachweis für IHK/HWK, Berufsgenossenschaft und weitere Stellen.
Wo bekommen: Direkt beim Gewerbeamt nach der Abmeldung.
Praxistipp: Fertigen Sie mehrere Kopien an – Sie benötigen die Bestätigung für verschiedene Stellen gleichzeitig.
Wo bekommen: Direkt beim Gewerbeamt nach der Abmeldung.
Praxistipp: Fertigen Sie mehrere Kopien an – Sie benötigen die Bestätigung für verschiedene Stellen gleichzeitig.
Zuständig: IHK/HWK, Berufsgenossenschaft
5
Geschäftskonto auflösen und Unterlagen aufbewahren
Kündigen Sie das
Geschäftskonto nach Abwicklung aller offenen Transaktionen und Lastschriften. Beachten Sie: Die gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen gelten auch nach Betriebsaufgabe weiter!
10 Jahre aufzubewahren: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Rechnungen.
6 Jahre aufzubewahren: Geschäftsbriefe, E-Mails mit Geschäftsbezug. Die Fristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine vorzeitige Vernichtung kann bei späteren Betriebsprüfungen oder Steuerstreitigkeiten zu empfindlichen Bußgeldern führen.
Geschäftskonto nach Abwicklung aller offenen Transaktionen und Lastschriften. Beachten Sie: Die gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen gelten auch nach Betriebsaufgabe weiter!
10 Jahre aufzubewahren: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Rechnungen.
6 Jahre aufzubewahren: Geschäftsbriefe, E-Mails mit Geschäftsbezug. Die Fristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine vorzeitige Vernichtung kann bei späteren Betriebsprüfungen oder Steuerstreitigkeiten zu empfindlichen Bußgeldern führen.
Benötigte Unterlagen
Kontoauflösungsbestätigung
Schriftliche Bestätigung der Bank über die Auflösung des Geschäftskontos.
Wo bekommen: Von Ihrer Bank nach Kündigung und vollständiger Kontoabwicklung.
Kosten: Keine (die Kontoauflösung ist kostenlos).
Dauer: 2–4 Wochen nach Kündigung (Bearbeitungszeit der Bank).
Wichtig: Erst kündigen, wenn alle offenen Lastschriften, Daueraufträge und Zahlungen abgewickelt sind.
Praxistipp: Archivieren Sie alle Kontoauszüge der letzten 10 Jahre digital (GoBD-konform) bevor Sie das Konto kündigen – so erfüllen Sie die Aufbewahrungspflicht auch nach Kontoauflösung.
Wo bekommen: Von Ihrer Bank nach Kündigung und vollständiger Kontoabwicklung.
Kosten: Keine (die Kontoauflösung ist kostenlos).
Dauer: 2–4 Wochen nach Kündigung (Bearbeitungszeit der Bank).
Wichtig: Erst kündigen, wenn alle offenen Lastschriften, Daueraufträge und Zahlungen abgewickelt sind.
Praxistipp: Archivieren Sie alle Kontoauszüge der letzten 10 Jahre digital (GoBD-konform) bevor Sie das Konto kündigen – so erfüllen Sie die Aufbewahrungspflicht auch nach Kontoauflösung.
🔍 Länder-Hinweis: Aufbewahrungsfristen sind bundesweit einheitlich geregelt (§147 AO, §257 HGB): 10 Jahre für Buchungsbelege/Jahresabschlüsse, 6 Jahre für Geschäftsbriefe. Diese Fristen gelten in ganz Deutschland gleich.
Zuständig: Bank
📋 GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) gründen
GmbH (Stammkapital mind. 25.000 EUR)UG haftungsbeschränkt (ab 1 EUR Stammkapital)
1
Gesellschaftsvertrag (Satzung) erstellen
Der erste Schritt zur GmbH oder UG ist die Erstellung des
Gesellschaftsvertrags (Satzung).
GmbH: Sie können einen individuellen Gesellschaftsvertrag aufsetzen lassen oder das gesetzliche
Musterprotokoll nutzen (nur für bis zu 3 Gesellschafter, 1 Geschäftsführer und Bareinlage möglich).
UG: Das
Musterprotokoll gemäß GmbHG wird dringend empfohlen – es reduziert die Notarkosten erheblich. Pflichtinhalt: Firma (Name der Gesellschaft), Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Gesellschafter-Anteile.
Achtung: Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden – ohne Notar keine GmbH/UG!
Gesellschaftsvertrags (Satzung).
GmbH: Sie können einen individuellen Gesellschaftsvertrag aufsetzen lassen oder das gesetzliche
Musterprotokoll nutzen (nur für bis zu 3 Gesellschafter, 1 Geschäftsführer und Bareinlage möglich).
UG: Das
Musterprotokoll gemäß GmbHG wird dringend empfohlen – es reduziert die Notarkosten erheblich. Pflichtinhalt: Firma (Name der Gesellschaft), Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Gesellschafter-Anteile.
Achtung: Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden – ohne Notar keine GmbH/UG!
Benötigte Unterlagen
Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll
Gründungsdokument der Gesellschaft mit allen wesentlichen Regelungen.
GmbH: Individueller Vertrag (flexibel, durch Anwalt/Notar ca. 500–1.500 EUR) oder Musterprotokoll (nur bis 3 Gesellschafter, kostengünstiger).
UG: Musterprotokoll nach Anlage zu §2 Abs.1a GmbHG (sehr empfohlen, reduziert Notargebühren stark).
Inhalt: Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital, Gesellschafter und Anteile, Geschäftsführer.
Wo bekommen: Musterprotokoll kostenlos vom Bundesjustizministerium (bmj.de) oder beim Notar.
Praxistipp: Bei UG und einfacher Struktur (1 Gesellschafter, 1 GF) unbedingt Musterprotokoll nutzen – spart 500–1.000 EUR Notargebühren!
GmbH: Individueller Vertrag (flexibel, durch Anwalt/Notar ca. 500–1.500 EUR) oder Musterprotokoll (nur bis 3 Gesellschafter, kostengünstiger).
UG: Musterprotokoll nach Anlage zu §2 Abs.1a GmbHG (sehr empfohlen, reduziert Notargebühren stark).
Inhalt: Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital, Gesellschafter und Anteile, Geschäftsführer.
Wo bekommen: Musterprotokoll kostenlos vom Bundesjustizministerium (bmj.de) oder beim Notar.
Praxistipp: Bei UG und einfacher Struktur (1 Gesellschafter, 1 GF) unbedingt Musterprotokoll nutzen – spart 500–1.000 EUR Notargebühren!
Personalausweise aller Gesellschafter
Gültige Personalausweise oder Reisepässe aller Gesellschafter und Geschäftsführer.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Müssen beim Notartermin im Original vorliegen.
Bei ausländischen Gesellschaftern: Reisepass + Aufenthaltstitel.
Praxistipp: Klären Sie vorab mit dem Notar, ob beglaubigte Übersetzungen ausländischer Dokumente benötigt werden.
Wo: Immer dabei.
Wichtig: Müssen beim Notartermin im Original vorliegen.
Bei ausländischen Gesellschaftern: Reisepass + Aufenthaltstitel.
Praxistipp: Klären Sie vorab mit dem Notar, ob beglaubigte Übersetzungen ausländischer Dokumente benötigt werden.
Zuständig: Notar / Rechtsanwalt
2
Notartermin zur Beurkundung
Der Gesellschaftsvertrag muss notariell
beurkundet werden (§2 GmbHG – gesetzliche Pflicht). Ohne notarielle Beurkundung ist die Gründung unwirksam.
Ablauf beim Notar: Vorlage der Dokumente, Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Bestellung des/der Geschäftsführer(s), ggf. Übernahme der Handelsregisteranmeldung durch den Notar.
GmbH: Notargebühren ca. 1.000–2.000 EUR (abhängig vom Stammkapital, da nach GNotKG berechnet).
UG mit Musterprotokoll: Ca. 100–300 EUR – erheblich günstiger! Der Notar leitet anschließend den Handelsregisterantrag an das Amtsgericht weiter.
beurkundet werden (§2 GmbHG – gesetzliche Pflicht). Ohne notarielle Beurkundung ist die Gründung unwirksam.
Ablauf beim Notar: Vorlage der Dokumente, Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Bestellung des/der Geschäftsführer(s), ggf. Übernahme der Handelsregisteranmeldung durch den Notar.
GmbH: Notargebühren ca. 1.000–2.000 EUR (abhängig vom Stammkapital, da nach GNotKG berechnet).
UG mit Musterprotokoll: Ca. 100–300 EUR – erheblich günstiger! Der Notar leitet anschließend den Handelsregisterantrag an das Amtsgericht weiter.
Benötigte Unterlagen
Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll
Zur Beurkundung beim Notar mitzubringender Gesellschaftsvertrag.
Wo bekommen: Vorab mit dem Notar abstimmen oder eigenen Entwurf mitbringen. Notar prüft auf Rechtmäßigkeit.
Kosten: Notargebühren GmbH ca. 1.000–2.000 EUR, UG mit Musterprotokoll ca. 100–300 EUR (nach GNotKG).
Praxistipp: Schicken Sie dem Notar alle Unterlagen und Entwürfe mindestens 1 Woche vor dem Termin – so kann er prüfen und Sie sparen Zeit beim Termin.
Wo bekommen: Vorab mit dem Notar abstimmen oder eigenen Entwurf mitbringen. Notar prüft auf Rechtmäßigkeit.
Kosten: Notargebühren GmbH ca. 1.000–2.000 EUR, UG mit Musterprotokoll ca. 100–300 EUR (nach GNotKG).
Praxistipp: Schicken Sie dem Notar alle Unterlagen und Entwürfe mindestens 1 Woche vor dem Termin – so kann er prüfen und Sie sparen Zeit beim Termin.
Bankbestätigung Stammkapitaleinzahlung
Nachweis der Stammkapitaleinzahlung auf das Geschäftskonto.
Zeitpunkt: Die Bank bestätigt die Einzahlung; dieser Nachweis wird für die Handelsregisteranmeldung benötigt.
GmbH: Mind. 12.500 EUR müssen vor Handelsregistereintrag eingezahlt sein (Hälfte des Mindeststammkapitals).
UG: Gesamtes Stammkapital muss vollständig eingezahlt sein.
Wo bekommen: Bankbestätigung nach Einzahlung aufs neu eröffnete Geschäftskonto.
Praxistipp: Eröffnen Sie das Geschäftskonto vor dem Notartermin und zahlen Sie das Stammkapital rechtzeitig ein – ohne Bankbestätigung kann die Handelsregisteranmeldung nicht erfolgen!
Zeitpunkt: Die Bank bestätigt die Einzahlung; dieser Nachweis wird für die Handelsregisteranmeldung benötigt.
GmbH: Mind. 12.500 EUR müssen vor Handelsregistereintrag eingezahlt sein (Hälfte des Mindeststammkapitals).
UG: Gesamtes Stammkapital muss vollständig eingezahlt sein.
Wo bekommen: Bankbestätigung nach Einzahlung aufs neu eröffnete Geschäftskonto.
Praxistipp: Eröffnen Sie das Geschäftskonto vor dem Notartermin und zahlen Sie das Stammkapital rechtzeitig ein – ohne Bankbestätigung kann die Handelsregisteranmeldung nicht erfolgen!
🔍 Länder-Hinweis: Notargebühren sind bundesweit nach GNotKG (Gerichts- und Notarkostengesetz) geregelt und abhängig vom Stammkapital. Es gibt keine regionalen Unterschiede bei den Gebühren. Allerdings bieten manche Notare online-gestützte Beurkundungen an (Online-Beurkundung seit 2023 möglich), was Reisekosten spart.
Zuständig: Notar
3
Stammkapital einzahlen und Einzahlung nachweisen
Vor der Eintragung ins Handelsregister muss das Stammkapital auf das neu eröffnete
Geschäftskonto der Gesellschaft eingezahlt werden.
GmbH: Mindestens
12.500 EUR (Hälfte des Mindest-Stammkapitals von 25.000 EUR) müssen vor der Handelsregisteranmeldung eingezahlt sein; die restlichen 12.500 EUR können später nachgeschossen werden.
UG: Das
gesamte Stammkapital muss sofort und vollständig eingezahlt werden – unabhängig davon, ob es 1 EUR oder 24.999 EUR beträgt. Die Bank stellt eine
Bankbestätigung über die Einzahlung aus, die der Notar für die Handelsregisteranmeldung benötigt.
Geschäftskonto der Gesellschaft eingezahlt werden.
GmbH: Mindestens
12.500 EUR (Hälfte des Mindest-Stammkapitals von 25.000 EUR) müssen vor der Handelsregisteranmeldung eingezahlt sein; die restlichen 12.500 EUR können später nachgeschossen werden.
UG: Das
gesamte Stammkapital muss sofort und vollständig eingezahlt werden – unabhängig davon, ob es 1 EUR oder 24.999 EUR beträgt. Die Bank stellt eine
Bankbestätigung über die Einzahlung aus, die der Notar für die Handelsregisteranmeldung benötigt.
Benötigte Unterlagen
Bankbestätigung über Kapitaleinzahlung
Offizielle Bestätigung der Bank, dass das Stammkapital auf dem Geschäftskonto eingegangen ist.
Wo bekommen: Bei der Bank nach erfolgter Einzahlung auf das Geschäftskonto der Gesellschaft in Gründung (i.G.).
Inhalt: Kontoinhaber (Firma i.G.), Einzahlungsbetrag, Datum.
Kosten: Kostenlos (Bankleistung).
Dauer: Wird in der Regel sofort oder innerhalb weniger Tage ausgestellt.
GmbH: Mind. 12.500 EUR.
UG: Voller Betrag.
Praxistipp: Eröffnen Sie das Geschäftskonto bereits auf den Namen 'Firma i.G.' (in Gründung) – so ist die spätere Umschreibung nach Eintragung einfacher.
Wo bekommen: Bei der Bank nach erfolgter Einzahlung auf das Geschäftskonto der Gesellschaft in Gründung (i.G.).
Inhalt: Kontoinhaber (Firma i.G.), Einzahlungsbetrag, Datum.
Kosten: Kostenlos (Bankleistung).
Dauer: Wird in der Regel sofort oder innerhalb weniger Tage ausgestellt.
GmbH: Mind. 12.500 EUR.
UG: Voller Betrag.
Praxistipp: Eröffnen Sie das Geschäftskonto bereits auf den Namen 'Firma i.G.' (in Gründung) – so ist die spätere Umschreibung nach Eintragung einfacher.
Kontoauszug
Kontoauszug des Geschäftskontos als weiterer Nachweis der Kapitaleinzahlung.
Wo bekommen: Von der Bank (online oder in der Filiale).
Praxistipp: Legen Sie Bankbestätigung und Kontoauszug zusammen auf – so sind alle Nachweise für den Notar und das Handelsregister auf einen Blick verfügbar.
Wo bekommen: Von der Bank (online oder in der Filiale).
Praxistipp: Legen Sie Bankbestätigung und Kontoauszug zusammen auf – so sind alle Nachweise für den Notar und das Handelsregister auf einen Blick verfügbar.
Zuständig: Bank / Notar
4
Eintragung ins Handelsregister
Nach der notariellen Beurkundung beantragt der
Notar die Eintragung der Gesellschaft beim zuständigen
Amtsgericht (Handelsregister). Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH oder UG als
juristische Person offiziell – vorher handelt die Gesellschaft als 'GmbH in Gründung (i.G.)' und die Gesellschafter haften persönlich!
Kosten: GmbH ca. 150–400 EUR Gerichtsgebühren, UG ca. 100–200 EUR.
Dauer: 2–6 Wochen (größere Städte oft länger). Nach Eintragung erhalten Sie einen
Handelsregisterauszug, der für Bankkonten, Verträge und Behörden benötigt wird.
Notar die Eintragung der Gesellschaft beim zuständigen
Amtsgericht (Handelsregister). Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH oder UG als
juristische Person offiziell – vorher handelt die Gesellschaft als 'GmbH in Gründung (i.G.)' und die Gesellschafter haften persönlich!
Kosten: GmbH ca. 150–400 EUR Gerichtsgebühren, UG ca. 100–200 EUR.
Dauer: 2–6 Wochen (größere Städte oft länger). Nach Eintragung erhalten Sie einen
Handelsregisterauszug, der für Bankkonten, Verträge und Behörden benötigt wird.
Benötigte Unterlagen
Handelsregisterauszug (nach Eintragung)
Offizieller Auszug aus dem Handelsregister mit allen Firmendaten.
Wo bekommen: Nach Eintragung beim Amtsgericht (über Handelsregister-Portal unternehmensregister.de kostenlos einsehbar, beglaubigter Auszug 10–20 EUR).
Inhalt: Firma (Name), Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital, Geschäftsführer.
Verwendung: Pflichtnachweis für Bankkonten, Verträge, Behörden, Finanzamt.
Dauer: Abruf sofort nach Eintragung möglich.
Praxistipp: Bestellen Sie sofort nach Eintragung mehrere beglaubigte Auszüge – Sie benötigen sie für Finanzamt, Bank und ggf. Gewerbeamt.
Wo bekommen: Nach Eintragung beim Amtsgericht (über Handelsregister-Portal unternehmensregister.de kostenlos einsehbar, beglaubigter Auszug 10–20 EUR).
Inhalt: Firma (Name), Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital, Geschäftsführer.
Verwendung: Pflichtnachweis für Bankkonten, Verträge, Behörden, Finanzamt.
Dauer: Abruf sofort nach Eintragung möglich.
Praxistipp: Bestellen Sie sofort nach Eintragung mehrere beglaubigte Auszüge – Sie benötigen sie für Finanzamt, Bank und ggf. Gewerbeamt.
🔍 Länder-Hinweis: Gerichtsgebühren für die Handelsregistereintragung sind bundesweit nach GNotKG geregelt und einheitlich. Bearbeitungszeiten variieren: Kleinere Amtsgerichte oft 2–3 Wochen, Großstädte (München, Berlin, Hamburg) 4–6 Wochen.
Zuständig: Amtsgericht (Handelsregister) / Notar
5
Steuerliche Erfassung beim Finanzamt
Nach der Handelsregistereintragung muss die Gesellschaft beim
Finanzamt steuerlich erfasst werden. Dazu füllen Sie den
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung digital über
ELSTER aus. Das Finanzamt vergibt daraufhin eine
Körperschaftsteuer-Steuernummer (GmbH/UG zahlen Körperschaftsteuer 15% + Solidaritätszuschlag + Gewerbesteuer, keine Einkommensteuer). Zugleich müssen Sie sich für die
Umsatzsteuer-Voranmeldung anmelden – neue Gesellschaften müssen in den ersten 2 Jahren monatlich abgeben.
Finanzamt steuerlich erfasst werden. Dazu füllen Sie den
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung digital über
ELSTER aus. Das Finanzamt vergibt daraufhin eine
Körperschaftsteuer-Steuernummer (GmbH/UG zahlen Körperschaftsteuer 15% + Solidaritätszuschlag + Gewerbesteuer, keine Einkommensteuer). Zugleich müssen Sie sich für die
Umsatzsteuer-Voranmeldung anmelden – neue Gesellschaften müssen in den ersten 2 Jahren monatlich abgeben.
Benötigte Unterlagen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER)
Formular zur steuerlichen Anmeldung der Gesellschaft beim Finanzamt.
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) – Unternehmens-ELSTER-Zugang anlegen.
Inhalt: Firma, Sitz, Geschäftsführer, Unternehmensgegenstand, Umsatz-/Gewinnschätzung, Steuerpflichten (KSt, GewSt, USt).
Dauer: Ausfüllen 30–60 Minuten, Bearbeitung 2–6 Wochen.
Praxistipp: Beachten Sie, dass GmbH/UG Körperschaftsteuer (15%), Solidaritätszuschlag (5,5% der KSt) und Gewerbesteuer zahlen – planen Sie ca. 25–30% des Gewinns für Steuern ein!
Wo ausfüllen: Digital über ELSTER (www.elster.de) – Unternehmens-ELSTER-Zugang anlegen.
Inhalt: Firma, Sitz, Geschäftsführer, Unternehmensgegenstand, Umsatz-/Gewinnschätzung, Steuerpflichten (KSt, GewSt, USt).
Dauer: Ausfüllen 30–60 Minuten, Bearbeitung 2–6 Wochen.
Praxistipp: Beachten Sie, dass GmbH/UG Körperschaftsteuer (15%), Solidaritätszuschlag (5,5% der KSt) und Gewerbesteuer zahlen – planen Sie ca. 25–30% des Gewinns für Steuern ein!
Handelsregisterauszug
Nachweis der Eintragung ins Handelsregister für das Finanzamt.
Wo bekommen: Über unternehmensregister.de oder beim zuständigen Amtsgericht.
Kosten: Kostenloser Ausdruck oder beglaubigter Auszug für 10–20 EUR.
Praxistipp: Reichen Sie den Handelsregisterauszug zusammen mit dem Fragebogen ein – das beschleunigt die Bearbeitung.
Wo bekommen: Über unternehmensregister.de oder beim zuständigen Amtsgericht.
Kosten: Kostenloser Ausdruck oder beglaubigter Auszug für 10–20 EUR.
Praxistipp: Reichen Sie den Handelsregisterauszug zusammen mit dem Fragebogen ein – das beschleunigt die Bearbeitung.
🔍 Länder-Hinweis: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist bundesweit über ELSTER einheitlich. Bearbeitungszeiten: Ländlich 2–3 Wochen, Großstädte 4–8 Wochen. Die Körperschaftsteuer (15%) ist bundesweit einheitlich; die Gewerbesteuer variiert je nach Gemeinde-Hebesatz.
Zuständig: Finanzamt (über ELSTER)
6
Geschäftsführer-Anstellungsvertrag und Sozialversicherung klären
Der
Geschäftsführer einer GmbH oder UG ist grundsätzlich sozialversicherungspflichtig – es sei denn, er ist
beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (mehr als 50% der Anteile oder Sperrminorität). Um Rechtssicherheit zu erhalten, wird ein
Statusfeststellungsverfahren bei der
Deutschen Rentenversicherung (DRV) empfohlen. Ein ordentlicher
GF-Anstellungsvertrag ist ebenfalls erforderlich.
Wichtig: Fremdgeschäftsführer (kein oder Minderheitsanteil) sind sozialversicherungspflichtig wie Arbeitnehmer – Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen an.
Geschäftsführer einer GmbH oder UG ist grundsätzlich sozialversicherungspflichtig – es sei denn, er ist
beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (mehr als 50% der Anteile oder Sperrminorität). Um Rechtssicherheit zu erhalten, wird ein
Statusfeststellungsverfahren bei der
Deutschen Rentenversicherung (DRV) empfohlen. Ein ordentlicher
GF-Anstellungsvertrag ist ebenfalls erforderlich.
Wichtig: Fremdgeschäftsführer (kein oder Minderheitsanteil) sind sozialversicherungspflichtig wie Arbeitnehmer – Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen an.
Benötigte Unterlagen
GF-Anstellungsvertrag
Arbeitsvertrag zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer.
Inhalt: Vergütung, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen, Tantiemen, Nebenleistungen (Dienstwagen etc.).
Wo bekommen: Vorlage durch Anwalt oder Steuerberater (Kosten: 200–500 EUR einmalig).
Wichtig: Vertrag muss vor Tätigkeitsaufnahme des GF geschlossen werden.
Praxistipp: Lassen Sie den GF-Anstellungsvertrag von einem Fachanwalt für Gesellschaftsrecht prüfen – fehlerhafte Verträge können steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) gewertet werden!
Inhalt: Vergütung, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen, Tantiemen, Nebenleistungen (Dienstwagen etc.).
Wo bekommen: Vorlage durch Anwalt oder Steuerberater (Kosten: 200–500 EUR einmalig).
Wichtig: Vertrag muss vor Tätigkeitsaufnahme des GF geschlossen werden.
Praxistipp: Lassen Sie den GF-Anstellungsvertrag von einem Fachanwalt für Gesellschaftsrecht prüfen – fehlerhafte Verträge können steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) gewertet werden!
Statusfeststellungsbescheid DRV
Bescheid der Deutschen Rentenversicherung über den sozialversicherungsrechtlichen Status des Geschäftsführers.
Wo beantragen: Formular V027 bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (rv.de), Clearingstelle.
Kosten: Kostenlos.
Dauer: 3–6 Monate.
Ergebnis: 'Abhängige Beschäftigung' (= sozialversicherungspflichtig) oder 'selbstständige Tätigkeit' (= nicht sozialversicherungspflichtig).
Praxistipp: Stellen Sie den Antrag auf Statusfeststellung gleich nach Gründung – so vermeiden Sie teure Nachzahlungen bei einer späteren Prüfung durch den Rentenversicherungsträger!
Wo beantragen: Formular V027 bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (rv.de), Clearingstelle.
Kosten: Kostenlos.
Dauer: 3–6 Monate.
Ergebnis: 'Abhängige Beschäftigung' (= sozialversicherungspflichtig) oder 'selbstständige Tätigkeit' (= nicht sozialversicherungspflichtig).
Praxistipp: Stellen Sie den Antrag auf Statusfeststellung gleich nach Gründung – so vermeiden Sie teure Nachzahlungen bei einer späteren Prüfung durch den Rentenversicherungsträger!
🔍 Länder-Hinweis: Die Sozialversicherungspflicht von Geschäftsführern ist bundesweit einheitlich geregelt (SGB IV, BSG-Rechtsprechung). Das Statusfeststellungsverfahren wird bundesweit zentral durch die DRV Bund (Clearingstelle, Berlin) bearbeitet – keine regionalen Unterschiede.
Zuständig: Deutsche Rentenversicherung (DRV) / Steuerberater / Rechtsanwalt